月別アーカイブ: 2015年3月

賞状

マイクロソフトワードでは、いろいろな文章が作成できます。

ページ罫線を使えばshoujyou

のような物は作成できます。用紙を横にしてワードで年賀状作成(文面)にあるようにテキストボックスを使用しています。

また、新規作成時にテンプレートで賞状で検索すればいくつかすぐにでも使えるものがありそうです。

shoujyou_1

無料で使用できますのであとはテキストを入れ替えるだけです。

でも、賞状で思い浮かべるのは枠が、鳳凰?で鳥の長い尾がわくになってるやつではないでしょうか。

株式会社 東陽印刷所さんの賞状テンプレート 無料ダウンロードshoujyou_2

このような立派なテンプレートが無料でダウンロードできててしまいます。こんな太っ腹なことして大丈夫なのかと思います。ワードで開いてテキストボックスを編集すればオリジナル賞状完成です。

やはり、それなりの賞状には、それなりの用紙に、手書き文字、賞状ケースなど必要になってくると思います。そんな時は、上記の株式会社 東陽印刷所さんの出番でしょうか。

 

 

請求書

VLOOKUP関数を使って請求書を作成してみます。キーから値を抽出 VLOOKUP,キーから値を抽出 VLOOKUP 2

請求書のレイアウトはセル結合したり、右揃えにしたりとエクセルの表現力をフルに使って頑張ってください。

seikyusyo

本題はVLOOKUP関数を使って別シートの商品一覧から商品名と単価を引っ張ってくることです。これ自体は簡単ですが、商品コードが入っていないときのエラー処理とゼロの表示をどうするかです。

まずは、sheet2に商品一覧を作成します。sheet2の名前を商品リストに変更しました。シート名の変更はシート操作を参照してください。

左端の列に重複しない識別のためのID番号を振っておきます。商品番号などになるでしょう。

seikyusyo_1

次に別のシートに請求書を作成します。詳細欄には商品番号を入力すると商品名と単価が自動で表示されて、個数を入れると単価かける個数の小計が計算されて、小計の合計が自動で計算されるようにします。

seikyusyo_2

VLOOKUP関数を使っています。小計や合計は単なる掛け算とオートサムです。消費税はROUNDDOWN関数で小数点以下を切り捨てています。四捨五入、切り上げ、切り捨て

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このままでは、商品IDが入力されていない時にエラー表示されてしまうのでIFERROR関数でエラー表示されないようにします。商品名と、単価、小計にIFERROR関数を使用しています。キーから値を抽出 VLOOKUP

seikyusyo_4下段の小計、消費税、合計は商品番号が何もないときには0が表示されますが、商品なしで請求書はないと思いますので放置しています。

あとは、少しごにょごにょすれば請求書完成です。

商品番号を毎回手入力するのは面倒なのでリストからの入力にしています。入力規則2 リストからの入力

seikyusyo_5

次回使うときにデータを消すのがちょっとだけ面倒です。数式の入っているセルがあるので商品番号の列と数量の列を選択しなくてはなりません。名前ボックスにクリアという名前でありますので選択すると商品番号の列と数量の列が範囲選択されますのでDeleteキーで値をクリアしてください。計算式のセル参照

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窓付き封筒対応としたかったのですが、手元になかったので相手先の住所の位置は適当です。

請求書のダウンロード

エクセル囲い文字

エクセル囲い文字で検索されている方が多いようです。ワード囲い文字を参照してください。

ということでワードには、囲い文字の機能がありますがエクセルにはありません。それでもエクセルで囲い文字が必要なこともあるでしょう。①から⑳までは変換で出せますが、それ以外はないと思われます。最近はWebでも半角カタカナや囲い文字なども平気なようです。(以下図はexcel2013)

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どうしても必要な場合は画像を作成して張り付ける方法があります。これは手間がかかる割に拡大や縮小で微妙な見え方になったりします。何より文字の変更ができません。ワードで囲い文字を作って画像のキャプチャーをしてペイントなどで加工する方法が一番に思い付きます。

kakoi_1

次はオートシェイプにテキストを追加する方法です。これはそんなに手間もかからず文字の修正も簡単です。図形の挿入(オートシェイプ)ワードでのご紹介でしたがエクセルでも同じです。

この方法が、一番普通ではないでしょうか。kakoi_2

最後は無理やり感がありますが、正攻法といえば一番正攻法かもしれません。ワードオブジェクトとして挿入します。

挿入タブのテキストのオブジェクトをクリックします。

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オブジェクトの挿入のダイアログが表示されますのでMicrosoft Word文章を選択しOKボタンをクリックします。

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するとエクセルの中にワードの画面が表示されます。  ホームタブのフォントの囲い文字をクリックして任意の囲い文字を作成しOKのボタンをクリックします。

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囲いの文字の作成が終了したら、エクセルのセルの部分をクリックします。そうするとエクセル側に戻ってきます。

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このままでは、ワードオブジェクトの周りの枠線が残りますので描画ツールの書式の図形のスタイルの図形の枠線で、線なしにしておきます。kakoi_7

囲い文字を編集する場合は、一度囲い文字の枠線をクリックしてオブジェクトを選択してからダブルクリックをすると再度ワードが表示されますので自由に編集可能です。

関数の挿入基本

四則計算以外は関数を利用することが多いと思います。今更ながら、関数の出し方です。

まずはオートサムのボタンの右隣の三角▼をクリックしてその他の関数から関数を選択する方法です。この方法は、よく使うと思われる関数5つがすぐに使えるところが便利です。そのかわり、その5つ以外はその他の関数から探さないといけません。(以下図はExcel2013)

ホームタブの編集にΣ(シグマ)のマークがあります。合計、平均、数値の個数、最大値、最小値の5つから選択できます。

function

この5つ以外の関数はその他の関数をクリックすると関数の挿入のダイアログボックスが表示されます。

 

function_1

数式バーのfxのボタンをクリックすると始めからその他の関数のダイアログが表示されています。オートサムの右の三角をクリックしたときの5つの関数以外を使う場合は少し便利です。 function_2

数式タブの関数から、使用する関数のカテゴリーから選択する方法もあります。これは、使いたい関数がどこに分類されているか覚えている(見当がつく)場合は素早く関数を呼び出せます。やりたいことが解っているならおおよそうまくいくと思いますが、どこに分類されているかわからない場合は不便です。

function_3

セルにイコールを手入力してから名前ボックスの右の三角(▼)をクリックすると最近使った関数が10個表示されますし、一番下にはその他の関数もあります。これが一番便利かもしれません。function_4

 

 

 

 

 

画像のキャプチャー

このサイトの記事を作る場合、多用していますが、パソコンで見ている画面をそのまま画像として使いたいときは画面をキャプチャーします。

キャプチャーはたいへん簡単で、パソコンのキーボードのPrintScreenというキーを叩くだけです。これでクリップボードにコピーされましたので普通のコピー貼り付けと同じように貼り付けるだけです。

デスクトップパソコンでよく利用されているキーが沢山あるキーボードの場合はPrintScreenキー単独で画面をそのままコピーしてくれますが、ノートパソコンの場合は1つのキーに複数の機能を持たせている都合かで単独ではうまくいきません。

ほとんどの場合、FNキーと同時押しだと思います。キーボードのPrintScreenの文字色とFNキー(おそらくキーボードの左下)の文字色が同じだと思われます。ほかにFNキーはファンクションキーと組み合わせて使うこともあります。ノートパソコンならFがついたF1からF12までのキーにFNキーと同じ色の絵柄があるはずです。

キーが多いデスクトップによく使われるキーボードならPrintScreenキー、ノートパソコンならFN+PrintScreenでデスクトップがそのままクリップボードにコピーされます。

あとは、ワードでも、エクセルでも貼り付けの作業をすればデスクトップをそのまま画像として貼り付けることが可能です。

また、ALTキーと同時にPrintScreen(FNキー+PrintScreen)で特定(アクティブな)のウィンドウのみキャプチャーすることが可能です。ダイアログボックスなどALT+PrintScreenで簡単にそれだけコピーすることが可能です。

ちなみにこの方法では、カーソルはキャプチャーできません。カーソルまでキャプチャーできるフリーソフトを利用するか、ウィンドウズ付属ソフトの拡大鏡を使ってください。

拡大鏡はウィンドウズキー+プラスキー(ひらがなの『れ』)か、スタートボタン、アクセサリ、コンピュータの簡単操作、拡大鏡で起動可能です。ただ、拡大鏡はただでさえ横長の画面を上下に区切るので非常に横長になってしまいます。

エクセルでの行間設定2

このサイトのアクセス状況を見ておりましたら少なからずエクセルの行間で検索されている方がおられるようです。

ですから以前エクセルでの行間設定という記事をアップしました。これはセルの中に複数行入力した時の物で完全にコントロールできるようなものではありません。

でも、実際にエクセルで文章作成?されている方は1つのセルの中に複数行を書いたものの行間設定ではなく、行の高さの設定ではないかと思った次第です。

lineheight

A列に文字を入力しページの端で次の行のA列に文章入力し、こんな感じで作成されているようですね。

行末で自動で改行しないし、画像を移動してもテキストはよけてくれないのでエクセルで文章作成はいかがとは思うのですが、ワードでは禁則処理が効いて思うようにレイアウトがコントロール出来ない(しづらい)のでお気持ちはよーくわかります。

これをこのまま印刷すると行間が狭く少し読みづらいような気がします。

lineheight_1

そこで行間の設定をしたいのですが、今回のエクセルでは行間の設定というよりセル(行)の高さを設定すれば解決すると思われます。

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行見出しの上でクリックします。マウスの左ボタンをプレス(押さえっぱなし)にするとマウスポインターが白の十字の形になります。そのままドラッグすると複数行選択することが可能です。(ここでマウスのボタンはいったん放す)次にマウスポインターを選択された行見出しの行番号の境目に移動します。マウスポインターの形が上下に矢印の付いたマウスポインターに変わります。(選択された行見出しだったら位置は問いません)マウスポインターが上下の矢印になったらそのまま少し下にドラッグします。

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これで行間が広がりました。狭める場合はマウスポインターが上下の矢印になったら上にドラッグします。

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あとは微調整して出来上がりです。ポイントは行間を設定したい行をすべて一度に選択すること。その後行の高さを変更する。この2点です。

といっても結構調整が必要ですが。

lineheight_5

計算結果などエクセルの機能を使いたい場合はどうしようもありませんが、文章や画像だけならワードがよいと思います。