月別アーカイブ: 2014年12月

郵便番号変換

年賀状作成時の住所入力時に郵便番号や住所の入力に手間がかかっていませんでしょうか?

郵便番号変換を利用すれば郵便番号から住所の一部を入力することが可能です。

衆議院のサイトのフッターの住所ですが、

〒100-0014 東京都千代田区永田町1-7-1

となっています。もちろんコピーペーストしたんですが名刺やはがきなどから住所を入力する場合郵便番号入力後、住所の入力になると思います。この住所を郵便番号を入力し変換することで入力の手間を削減してみましょう。

郵便番号のマークは「ゆうびん」と入力して変換すれば入力できます。記号の入力を参照してみてください。

次に100-0014と入力します。東京都千代田区永田町の代わりに100-0014と入力しスペースキーで変換します。変換候補に東京都千代田区永田町が表示されたら選択して確定します。

郵便番号入力後の変換時に変換候補に住所が表示されない場合は変換モードが郵便番号辞書に対応していない可能性があります。もう一つは郵便番号自体が正しくない(郵便番号辞書に未登録)場合があります。

通常、変換モードを人名地名にしておけば郵便番号辞書に対応していますので変更してください。(図はIME2010)

IME2010

入力モードの「あ」の右側に「般」と表示された部分が変換モードです。「般」の上でクリックすると変換モードが選択できます。ただし、人名地名モードでは通常の変換も人名地名に合わせてあまり使用しない難しい漢字に変換されてしまうことがあるので郵便番号変換が終わったら、一般に戻しておくことをお勧めします。

正しい郵便番号で変換したのに違う住所が候補になった場合は、郵便番号辞書が古い場合が考えられます。郵便番号辞書をアップデートしておきます。IME辞書のアップデート

Windows8.1(8)のIME2012は、変換モードが一般と無変換しかありません。IME2012_a

一般は初期設定で

IME2012_a_1

郵便番号辞書を使うことになっていますので何も設定する必要はありません。

 

シート数を調べる SHEETS関数 INFO関数

エクセルファイルで沢山のシートを使用すると現在総シート数はいくつなのか知りたいことがあるかもしれません。

そこでシート数を数えてくれる関数のご紹介です。

SHEETS関数
範囲内のシート数を返します。

引数は取れますが、複数シートにまたがる範囲につけた名前だと思われますのでブックのすべてのシートの数が欲しいときは引数なしで

=SHEETS()

としてください。ただし、excel2013からの関数のようでエクセル2010では#NAME?のエラーが表示されます。

エクセル2007以降(2003でも使えます)で使用できるものとして

INFO関数があります。

=INFO(“NUMFILE”)

として使用します。引数はほかにも取れますが、シート数以外の情報が取得できます。

ただし、私の環境だけかもしれませんが、excel2013では、INFO関数でシート数を取得する場合は同時に開いている別のエクセルファイルのシート数もカウントするようです。エクセル2010では別のブックの影響を受けませんでした。

 

 

 

IME辞書のアップデート

日本語入力のツールとしてWindowsにはMS-IMEには辞書ががありまして、辞書をもとに日本語変換しているようです。

いくつかの辞書が内蔵されているようです、インストールした(windowsを買った、MicrosoftOfficeをインストールした)時のままの状態だけでなく、辞書はたまにアップデートされているようです。

今お使いのMS-IMEの辞書は最新ではないかもしれませんね。アップデートしてみましょう。

特に年賀状などで郵便番号変換するときは少しでも新しい辞書の方がいいですねよ。どうやら、郵便番号辞書は毎年?更新されているようです。2013年2014年

Windows8.1(8)ではタスクバーにあるMicrosoft IME 2012上で右クリックしプロパティをクリックします。

IME2012

ちなみにoffice2013にはIMEが付属しておらず、OSについているMicrosoft IME 2012が最新です。Windows8.1.(8)の場合はoffice2013をインストールしていなくても最新ということです。

Microsoft IMEの設定の詳細設定をクリックします。

IME2012_0

Microsoft IME の詳細設定のその他のタブをクリックします。

IME2012_1

辞書の更新または追加をクリックします。

IME2012_2

更新の確認をクリックします。

IME2012_3

Windows Updateで辞書を探すようです。

IME2012_4

いくつかの辞書の最新版があるようです。Windows Updateを実行します。これで最新の辞書がインストールされてつかるようになります。

Microsoft Office IME 2010では、まさにそのままマイクロソフトのページをご覧ください。

http://support.microsoft.com/kb/978478/ja

 

 

ワードで平成と打ってEnter Enterで日付が出ない

マイクロソフトワードでは「へいせい」と入力し「平成」と変換、確定の後再度Enterキーを叩くと本日の日付(パソコンの時計に合わせて)が自動で入力されるという機能があります。

heisei_1

この機能が効かない場合は、設定を確認してみましょう。ファイルタブをクリックし(word2007はオフィスボタンをクリック)オプションをクリックします。詳細設定をクリックします。

heisei

登録名の先頭の数文字の入力で候補を表示するにチェックを入れておきましょう。

再現性はないものの、ここにチェックが入っているのに平成で今日の日付が入らなかったことが何度か見かけました。また、突然機能が効かなくなったこともありました。いずれも再起動で解決しました。

こんなこともあるんですね。

 

記号の入力

!や&などの記号の入力方法をご説明します。(MSIMEを使用、ローマ字入力の場合)

ローマ字入力の場合はキーボードのキーに書かれている右半分は原則入力できません。キーに書かれている上の部分はShiftキーを押したまま叩くと入力されます。ゼロの上の~のようにこの方法では入力できないものもあります。kigou!はキーボードのQの左上にある数字の1のキーに左上に書かれていますのでShiftキーを押したまま1のキーを叩くと入力することが可能です。

Shift shift +1 key1 で!を入力できます。同様に&はShift+6で入力することが可能です。

キーボードにない記号は別の方法で入力することができます。

■は「しかく」と打って変換することで入力可能です。

kigou_1同様にして、○は「まる」、▼「さんかく」、〒「ゆうびん」、♪は「おんぷ」、→「やじるし」または「みぎ」などと入力して変換します。読みがわからない場合は「きごう」と入力して変換するとたくさんの変換候補から選択することができます。

また、㎡や℃やなど単位をあらわす記号は「たんい」で変換することも可能です。

ワードで年賀状作成(宛名面)1

ワードで年賀状作成(文面)年賀状作成(文面)2住所録の作成(年賀状用)も参照してください。

ワードには差し込み印刷という機能があります。今回は差し込み文章タブの作成のはがき印刷を利用します。

まず、宛名印刷のためには住所や郵便番号、氏名などが列挙された住所録相当のものが必要です。エクセルで住所録を作成しておきます。

ワードを開いたら差し込み印刷タブの作成のはがき印刷をクリックします。宛名面の作成をクリックします。

atena

はがき宛名面印刷ウィザードが表示されます。

atena_1

はがきの種類を指定します。

atena_2

縦書き横書きを指定します。

atena_3

書式を設定します。

atena_4

差出人の住所を設定します。はがき印刷で文面の作成時に差出人を設定してあればそれがそのまま適応されるようです。

atena_5

差し込み印刷を指定します。今回ここの設定が肝心になります。エクセルで住所録を用意していますので既存の住所録ファイルを選択します。参照ボタンが有効になりますので住所録ファイルを指定します。宛名の敬称のの指定で住所録で敬称が指定されているときは住所録に従う。のチェックを入れても自動では私の環境ではうまく反映しないです。

atena_6

終了です完了ボタンをクリックします。

atena_7

しばらくすると差し込み印刷を指定した時に設定したエクセルファイルにどのシートを使うか聞いてきますので住所録のあるシートをしています。住所録作成時にわかりやすいシート名を設定しておいた方がよいでしょう。

atena_8

address_2

敬称の住所録に沿った変更方法や、印刷方法などは別途ご紹介の予定です。

 

 

 

 

住所録の作成(年賀状用)

年賀状を作成するときに面倒なのが宛名書きだと思います。文面は印刷されているのを使用して簡単にすますことができますが、宛名は個々に違いますので何かと大変かもしれません。

エクセルで住所録を作っておいてワードからエクセルの住所録を読み込んで印刷することが可能ですので年賀状用に住所録を作成しておきましょう。

address_2

年賀状のあて名に必要なものは列の見出しとして個別に作成しておきましょう。

エクセルの列名は

氏名,連名,敬称,会社,部署,役職,郵便番号,住所_1,住所_2,住所_3,電話番号,FAX番号,電子メール_アドレス,備考

位あればいいと思います。しかし、年賀状のためだけなら、電話番号,FAX番号,電子メール_アドレス,備考は不要かもしれません。住所も住所_1,住所_2,住所_3,と分けましたが、住所_1,住所_2,住所の2つでいいかもしれません。

敬称もすべて「様」だったら不要かもしれませんが、ワードで住所録から敬称を読み込むことが可能ですのでより柔軟に対応できます。

連名も必要であれば連名_2などと増やしておいてもいいでしょう。

会社などの肩書が不要の場合は、項目自体必要ありませんので必要に応じて増やしたり減らしたりしてください。

氏名,連名,敬称,郵便番号,住所_1,住所_2,住所_3

なお、列名も自由なものを付けてもらって構いませんのですでに名簿がある場合はそれをそのまま使うことが可能です。(ただし、1枚のはがきの宛名の項目は同じ行にある必要があります。下の図はダメな例)

address_3

連名などで別の行にデータがあるとそれだけで1件の住所氏名とみなされてしまします。

氏名欄は姓と名の間に空白を入れるとそのまま反映されます。個人的には全角スペースを入れておくほうがカッコいいかと思います。もし、既存の名簿が姓と名が別の列の場合は、セルの値とセルの値をアンド(&)で結合したセルを作っておくと便利ですが、名簿を変更したくない場合はワード側で対応可能です。

郵便番号は半角で3ケタ-4ケタでも7ケタでも大丈夫です。

addressエクセルは1つのファイル(ブック)に複数のシートを含めることが出来ますのでどのシートが住所録かわかるようにシート名(シート操作)を変更しておきましょう。