カテゴリー別アーカイブ: 表

文字が多くても表の大きさを自動で変更しない

表の列幅や行の高さを固定することで文字数が多かったり、コピーペーストで大量の文字が流し込まれても表の大きさが自動で変更されない方法をご説明します。

上図の様な印刷して使用したいと思っているものでファイルで配布して回収したら住所欄に3行以上使用されたり、資格免許に複数行に渡り記入されたりして2ページ目まで表が拡大して困ったことありませんか?

私はあります。配布する前に高さを固定しておきます。残念ながら現状の高さを計る方法を知りませんので感で調整していきます。

高さを固定したい行を選択して表ツールのレイアウトの表のプロパティをクリックします。表のプロパティが表示されますので行のタブをクリックします。

高さを固定するにチェックを入れ高さを指定するのですが現状の高さが分かりません。いったんキャンセルして同じレイアウトタブのセルのサイズの高さを揃えるをクリックします。現状同じ高さなので何も起きません。改めて表のプロパティの行のタブを選択します。

すると高さに数値が入っています。右側最小値を固定に変更します。ただ、実際この通りにすると少し現状より高さが少なくなってしまいましたので6.5mm位が近いものになります。この辺りは少し試行錯誤が必要かもしれません。

住所の行は表を作成時に罫線をドラッグして高さを増やしていますので表のプロパティの高さがすでに入っています。(これもすこし小さいですが)最小値を固定地に変更しておきます。

参考までに列も同じように列のタブから固定化できます。

ただ、罫線をドラッグすると高さも幅も変更できてしまいますので絶対ではありませんのでご注意ください。

表のセルの文字の配置

ワードの表のセルの文字の配置

表を挿入した状態は文字と同じ分の高さしかありません。表の作成1参照してください。この場合文字の配置は左か中央か右しかありませんのでホームタブの段落から設定可能です。左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃え参照してください。

表のサイズを変更すると文字サイズより高さのあるセルを作成できます。表の作成3参照してください。

表を挿入し端から数値を入力しました。表の右下の白い四角のハンドルをドラッグして表のサイズを変更しました。

hyouhaichi

表ツールのレイアウトの配置に文字の配置を設定するボタンが9つあります。1つのセルを9分割してそれぞれにボタンを設定したイメージでしょうね。

hyouhaichi_1

文字サイズを少し大きくしてそれぞれのボタンをクリックした結果です。

hyouhaichi_2改行とスペースで調整しているの見たことありますが、こちらの方がスマートな気がします。

表の上に1行追加

表の上に空白行を追加します。

表をページの一番上に挿入した後に表の上に文章を追加したくなってカーソルが来なくて困ったことありませんか。hyou_ue

そういう場合は表の一番左上の角のセルの一番左上にカーソルを持ってきます(クリックでOK)。hyou_ue2

あとはENTERキーを叩けば表の上に空白行が追加されます。hyou_ue3

結構簡単でした。

 

表の列、行を均等にする

表の行と列を均等にする

表を挿入したときは表の列の幅も行の高さもきれいに均等になっていたのにデータ入力や計算の変更などいろいろ表を触っていると列の幅や行の高さが乱れてしまうことがありますよね。

 

hyou3_1

セルを選択している状態で列幅を変更すると、選択されているセルの幅だけが変わってしまったりします。また、特定の行だけ高さが違ってしまったりします。hyou3_2

表ツールのセルのサイズの高さをそろえるで現在の高さのまま表の行の高さを均等にしてくれます。

hyou3_3

同様に幅をそろえるで列の幅を均等にしてくれます。

hyou3_4

これで幅と高さが均等になりました。

hyou3_5

表の罫線の変更

表の罫線の変更

表の罫線を自由に変更することができます。

hyoukeisen

ワードの表もエクセルの罫線と同じように自由に選択することが可能です。表を選択し表ツールのデザインタブをクリックします。罫線ボタンの▼三角をクリックします。表示されたメニューの中から選択することも可能ですが、選手と罫線と網掛けの設定をクリックします。

hyoukeisen_1

WORD2007とWORD2010はボタンの位置が少し違います。

hyoukeisen_2007

選手とページ罫線と網掛けの設置の罫線タブが開かれます。

線種と色と太さを選択してから左の囲むをクリックすると外枠が指定できます。さいど選手と色と太さを選択しプレビューのぼたんで内側の線が指定できます。

hyoukeisen_2

外枠も内側の線も同じ設定の場合は線種など選択後、左のグリッドをクリックすると全部同じ線になります。

プレビューの左下と右下は斜めに罫線が引けます。

 

ワードの表の基本的な操作

ワードの表基本操作

表の基本操作をまとめてみました。

セル間の移動

表にデータ入力する場合セルからセルへの移動時にいちいちマウスをもってクリックするのは面倒ですね。

tabTab(タブ)キーをたたくと右隣のセルにカーソルが移動します。右端のセルまでカーソルが来ているときは自動的に次の行の左下にカーソルが移動します。表の一番右端にカーソルがある状態でTabキーをたたくと一番下に新しい行が追加されます。

shifttabTabキーとShift(シフト)キーを同時に(Shiftを押したままTabをたたく)たたくと一つ左のセルにカーソルが移動します。左端に来ている場合は、一行上の右端のセルにカーソルが移動します。

行や列の追加

行や列の追加はカーソルのあるセルを基準に上下左右の四方向に対してボタンクリックで行うことが可能です。

任意の行の下に行を追加したい場合は任意の行のどこかにカーソルを移動させます。

hyou2_0

表ツールのレイアウトタブをクリックして行と列の下に行を挿入をクリックします。カーソルのある行の下に行が追加されました。列の場合も同じ要領でカーソルのあるセルの右か左に列を追加することが可能です。

hyou2_1

行や列の削除

削除の場合はカーソルのあるセルを基準にそのセルが属する行や列を削除することが可能です。

hyou2_2

削除したい行の中のセルにカーソルを移動したら表ツールのレイアウトタブをクリックし行と列の削除をクリックします。行の削除をクリックします。

hyou2_3カーソルのあった行が削除されました。列の削除の場合も同じ要領で削除可能です。

hyou2_4表の削除

表の左上の十字の矢印をクリックして表全体を選択します。Backsapceバックスペースキーをたたくと表を削除することができます。

hyou2_8表の移動

表を作成すると作成された表は作成時にカーソルのあった位置に作成されます。位置を移動するには表を削除するときと同じ表の左上にある十字の印に、マウスポインタを移動させドラッグで移動可能です。

hyou2_5

ドラッグすると枠が一緒に移動します。hyou2_6

ドロップ(マウスのボタンを離す)すると表は移動します。hyou2_7

表の拡大縮小

表の右下の白の四角にマウスポインターを合わせると白の斜め矢印になるのでドラッグします。

hyou2_9 hyou2_10

表の大きさを変更することができました。

 

 

hyou2_11

ワードの表内でTAB

ワードの表の中でTabキーを使うと次のセルに進んでしまいます。通常と同じTab機能としてして使用したい場合はCtrlキーを押したままTabキーを押してください。

インデントでもスペースでも字下げ自体はできるのですが、Tabが効けば後で、同じ分量の字下げが簡単です。

tab_table

タブで字下げしたセルを選択しルーラー上でドラッグしますマウスの左ボタンを押した時点でタブの印が表示されるのでそのままドラッグすると選択されたセルのタブのインデントが自由に変更できます。

tab_table_1

複数ページにまたがる表がセルの途中でページが変わってしまう。

表の縦が長くなり1ページに納まらないときは自動的に次のページに表がまたがります。便利でよいのですが、表の1行が複数行ある場合1行が2ページに分かれてしまうことがあります。下の図のように表の1行が2行分ある場合困ることがあります。

hyou_seru

 

1ページ目の最後の行が2ページにまたがってしまい特に2ページ目の頭はおかしなことになっています。

hyou_seru_2

このような時はまず表の左上の十字のマークをクリックし表全体を選択します。(カーソルが表の中にあるかマウスポインターが表の中にないと十字のマークは表示されません)次にそのまま右クリックし、表のプロパティをクリックします。

hyou_seru_3

表のプロパティのダイアログボックスが表示されますので行のタブをクリックします。オプションの行の途中で改ページをするのチェックを外します。OKボタンをクリックします。

hyou_seru_4

うまく調整されて行の途中でページが変わらなくなりました。

 

hyou_seru_4_1

また、ページごとに表のタイトルが欲しい場合があると思います。その時は先ほどの表のプロパティーのダイアログボックスの各ページにタイトル行を表示するにチェックを入れるのですが、1つ注意点があります。必ず表のタイトル行(おそらく表の一番上の1行目)を選択し、右クリックで表のプロパティを表示してから各ページにタイトル行を表示するにチェックを入れてください。表のタイトル行が1行の場合はカーソルを置くだけで構いません。

 

 

hyou_seru_5

もしくはタイトル行を選択してから表のレイアウトタブのデータのタイトル行の繰り返しをクリックしても同じです。

hyou_seru_6

エクセルの幅の広い表をワードに貼る

エクセルで処理したものをワードに貼り付けたい時がありますね。

普通にエクセルの表をコピーしてワードに貼り付けるとワードでも表として表示されます。ただ、エクセルの表の幅が広いと途中で切れてしまうことがあります。

nagaihyou

これくらいの幅の表でもA4縦の初期設定のワードに貼り付けると

nagaihyou_1

のようになり郵便番号の列や電話番号の列が表示されず編集もできまません。

このような場合はワードに貼り付けるときに形式を選択して保存でテキストを選択します。ファイルタブの貼り付けの下の三角▼をクリックし形式を選択して保存をクリック。

nagaihyou_2

形式を選択して貼り付けのダイアログボックスが表示されるのでテキストを選択してOKをクリック。

nagaihyou_3

表形式ではなくセルの値が普通の文字として張り付きます。セルとセルの区切りはタブキーを叩いたのと同じことになります。下の図のようにタブ区切りになります。

nagaihyou_4

このままでは表になりませんので挿入された表の値をすべて選択し表に変換します。まず挿入された文字をすべて選択し、挿入タブの表の表の下の三角▼をクリックします。次に文字列を表にするをクリックします。

nagaihyou_5

文字列を表にするのダイアログボックスが表示されるので文字列の区切りがタブになっていることを確認します。OKボタンをクリックします。

nagaihyou_6

タブ区切りがなくなって罫線で囲まれて表になりました。nagaihyou_7

あとは適当に見栄えを整えればエクセルの幅の広い表をワードに貼り付けることが完成しました。

nagaihyou_8

表に連番入力(カレンダー作成)

ワードでカレンダーも参照してください。

ワードの表にはエクセルのオートフィルのような連続データの入力機能はありません。カレンダーのように1~30位までの数値を表に入力していくのは面倒です。ちょっと無理っぽい感じもしますが、2つ方法をご紹介します。

■段落番号を使う方法

■フィールドを使う方法

まず、段落番号を使う方法です。連続データを入力したいセルを選択します。カレンダーの場合、ついたちが日曜でない場合も多いのですが、いったん左端の列から範囲選択します。

renban

ホームタブの段落の段落番号をクリックします。一発で連番が入力されました。ただ、よく見ると数値の後ろのピリオドが付いているのでこのピリオドを削除します。また、算用数字以外が表示された場合も同様の作業で解決できます。

renban_1

段落番号のボタンの右にある▼(三角)をクリックします。番号ライブラリに算用数字でピリオドのないものがあればクリックすれば解決です。番号ライブラリに該当するものがない場合は、新しい番号書式の定義をクリックします。番号の種類で算用数字を選択し、番号書式で、不要なピリオドを削除します。

renban_2renban_3

段落番号は段落が挿入されたり削除されたりすれば、自動で番号場振りなおされるので月初の曜日に合うように不要な数値を削除します。月末も月に合わせて削除します。

renban_4

段落番号を使った連番は、簡単なのですが段落番号に1ケタと2ケタが混在すると、左の頭の位置を揃えるので、中央揃えや、右揃えでは一日から九日までが意図した位置に来ないと思います。

renban_5

フィールドを使う方法では、1ケタは1ケタ分の文字幅しか確保しませんので中央に揃えてもセルの中央にきちんと収まります。

一番左端のセルにフィールドを入力します。一番左端のセルをクリックします。挿入タブのテキストのクイックパーツをクリックします。フィールドをクリックします。

renban_6

フィールドコードの選択の分類を番号にします。一番下のSeqをクリックします。

renban_7

フィールドコードにSEQと表示されます。SEQの後ろに任意の文字を入力します。

renban_8

今回はアルファベット半角小文字でaと入力しておきます。SEQの後ろは半角スペースが必要です。

renban_9

SEQ a

OKボタンをクリックします。1と表示されるはずです。表示された1をコピーしすべてのセルに貼り付けます。

renban_10

なお、連番フィールドのSEQについてはフィールド コード: Seq (連番) フィールドを参照してください。

すべてのセルの値が1になっています。すべてのセルが選択された状態でF9キーを押します。F9キーはフィールドの更新となります。

renban_11

後は不要なセルの値を削除し、F9キーでフィールドを更新します。

renban_12 renban_13

フィールドを使う方法のほうが少しややこしいですが、こちらのほうがお勧めです。

renban_14

翌月のカレンダーを作成するとは数値の表示されているセルをコピーして必要なセルに貼り付けます。また、月末の不要な日があれば削除します。その後F9で更新することで簡単に対応できます。