月別アーカイブ: 2015年5月

複数セルの中央に表示

セル結合して中央揃えは便利でよく利用すると思いますが、選択範囲内で中央という機能はあまり知られていないような気がします。使いどころが少ないようなので仕方ないかと思いますが。

セル結合して中央揃えのようにタイトルなどの場合は良いと思いますが、データの場合少し困ることが起きることがあります。

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例に無理やり感がありますが、上のようにデータの中にセル結合して中央揃えがあった場合に、できないことがいくつかあります。それぞれのセルに欠席と入れておけばなにごともないのですが。

列ごとに背景色がうまく着きません。

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どちらの列の塗りつぶしも効かないようです。

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セル結合して中央揃えする前にセルの塗りつぶしを設定しておくこともできますが、その後セル結合をすると

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左の列の塗りつぶしが反映されます。sentakuhanidecyuou_4

それよりも困るのは並べ替えが効かなくなることです。国語のセルB2を選択し並べ替えを実施すると警告のダイアログが表示されて、並べ替えがうまくいきません。

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このような場合、セルの書式設定で選択範囲内で中央を使います。

セル結合されていない状態でセルB5に欠席と入力します。そして、セルB5とセルC3を選択します。この時セルC5は空白にしておきます。そしてセルの書式設定(右クリックのメニューから)を開き配置タブの横位置でプルダウンメニューから選択範囲内で中央を選択しOKボタンをクリックします。

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そうするとセルは結合されていませんが、選択された範囲の中央に文字が表示されます。この状態なら列ごとに塗りつぶしを設定できます。

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また、並べ替えも実行できます。

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たまに、誰かの作った表でデータ部分でセル結合されている物を操作することがありますが、並べ替えなどが効かなくて困ることがあります。データ部分はセル結合して中央揃えは控える方がよいかもしれません。

ワードで合計(ちょっと自動化)

ワードとエクセルは同じようなこともできるし、できないこともあります。計算式を使いたいときはエクセルを使いますね。
請求書など、単純な掛け算と足し算しか使用しない時でも計算式を使うということでエクセルを使用したりしますね。
エクセルのVLOOKUPアップ関数などを使い少しデータベースっぽい使い方請求書をするならエクセルが便利ですが、印刷用のレイアウトが面倒です。

やたらセル結合を使いまくるか、エクセル原稿用紙にする、テキストボックスを乗せるか、結構大変です。その点、ワードは、ワープロソフトなので細かく素早くレイアウトが可能です。ただ、計算結果を手入力するのが面倒です。

単純な計算なら、ワードでも可能です。ただし、自動再計算の機能はありませんので必ず手動で再計算させてください。

今回はワードの表の中での計算についてご説明します。

元にになるひな形を作成します。今回は請求書サンプルを使います。

ワードで表作成したら計算結果のほしいセルにカーソルを移動(クリック)させます。今回はまず小計を計算してみたいと思います。挿入タブのテキストのクイックパーツの表示のフィールドクリックします。

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フィールドのダイアログボックスが表示されます。左のフィールドの名前が=(Formula)が選択されているのを確認してください。そうすると右に計算式というボタンが表示されています。この計算式のボタンをクリックします。

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計算式のダイアログボックスが表示され、計算式に=SUM(ABOVE)と表示されています。

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このまま何も変更せずにOKのボタンをクリックします。

これで小計にはフィールドコードが挿入されエクセルのSUMと同じように合計をしてくくれます。では確認のため右上の40000を80000に変更してみます。

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金額を変更したのですが、自動で小計は再計算されません。フィールドコードは自動で再計算をしてくれないようです。では、手動で再計算してみます。

フィールドコードを挿入したところ(今回は10.000)をクリックします。フィールドコードが選択されました。選択範囲の上で右クリックします。フィールドの更新をクリックします。右クリックでフィールドの更新の代わりに、F9キーを使うことが出来ます。

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これでフィールドが更新(再計算)されました。

ワードでは自動で再計算してくれませんのでフィールドの更新を忘れないようにしてください。

数量×単価もフィールドコードでやってみます。右上の40,000から80,000に変更したところも同じように選択し、フィールドを挿入します。

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先ほどと同じように計算式のダイアログボックスの計算式にSUMが入力されています。SUMは合計なので今回は単純な掛け算なので数式が違います。

エクセルでは、セル×セルのようにセル番地を指定しました。ワードではどうすればよいのでしょうか?ワードもセル×セルで指定します。

セルの番地がわからないですが、表の外側にエクセルと同じようにA、B、C、D…、1、2、3、4…と振ってあると思ってください。

そうすると数量のセルはB列で単価のセルはC列ということになります。今回は上から2行目ですのでB2*C2が計算式になります。

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計算式に=b2*c2と入力しOKボタンをクリックします。fieldcode_7

うまく計算されたようです。同様に下2つも計算式を入れておきます。=b3*c3と=b4*c4になります。

残るは消費税ですが小計のセル×0.08(消費税率)で求まります。小計のセルはD8なので
=D8*0.08
となります。

同様の手順でフィールドコードに=d8*0.08と入力しOKボタンをクリックするとエラーメッセージが表示されます。

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D8のセルが表には存在ンしていないということらしいです。これは小計の左のセルが1つのセルになっているのでうまく認識が出来ていないようです。なのでセルを分割します。

小計のセルの大きなセルの中でクリック表のレイアウトタブの結合からセルの分割をクリックします。2列3行で分割します。

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セルの分割はうまくいきましたがこのままでは、余計な罫線が印刷されてしまいます。

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線を消してしまうとまた結合してしまいますので印刷されない白で上書きします。表のデザインの飾り枠の辺の色で白を選択しそれぞれの罫線をクリックします。fieldcode_11

罫線が白になったので見えなくなり印刷もされなくなりました。fieldcode_12

再度消費税の右のセルのフィールドコードを選択しフィールドの更新(F9)を実施します。

fieldcode_13やっと消費税が計算されました。

合計も計算しておきます。これもフィールドコードを挿入しますが、自動で挿入される=SUM(ABOVE)では消費税の数値しか足してくれません。小計のセルのD8と消費税のセルD9の合計の
=D8+D9
と入力しておきます。

最後にご請求額金額ですが、これは表自体が違うのでうまくいきません。別の方法を使います。

まずは合計のフィールドコードの部分をドラッグして範囲選択します。右クリックでコピーします。クリックするだけで背景色が変わりますが、フィールドコードを表しているだけですのでドラッグして範囲選択しコピーします。

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次に貼り付け先を選択します。貼り付けのオプションを選択しますのでホームタブのクリップボードの貼り付けのアイコンの下の三角▼をクリックし形式を選択して貼り付けをクリックします。

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形式を選択して貼り付けのダイアログボックスが表示されますので、リンク貼り付けを選択し、テキストを選択します。OKボタンをクリックします。

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これで合計が反映されます。

では、試しにそれぞれの数量を変更してみます。

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やはり数値を変更するだけでは自動更新してくれませんのでフィールドの更新を行います。一つずつ更新するのは面倒なのでCtrlキー+Aキーで全選択をします。

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F9キーでフィールドを更新します。下の表内は再計算されましたが、ご請求金額がうまくいきません。

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その状態で更にF9キーでフィールドの更新を行います。

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これでうまくいきました。おそらく上から出現順にフィールドの更新を行っているのでご請求金額のフィールドの更新時にはまだ合計は以前の状態のままなので1度ではうまくいかないのだと思われます。

ちなみに、消費税計算で1円以下が発生した時のことは考慮していません。もし考慮するなら、消費税は一般的に切り捨てだと思われますのでINT関数で何とかなると思います。

=INT(D8*0.08)

でうまくいくと思います。ただし、返品伝票などでマイナスを使用する場合はうまくいかないと思いますのでご注意ください。

また、=SUM(ABOVE)の詳細については、Word の表で計算式を使用するを参照してしてください。

区切り位置

ホームページで公開されているデータや、ワードにあるデータをエクセルで処理したいときにコピー貼り付けを使うと思いますがうまくセルに分かれてくれないことがあります。

gooの郵便番号のページの一部です。

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このページの郵便番号と住所をコピーしてエクセルで使おうと思います。

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セルに分かれてうまく貼り付けられました。

うまく貼り付けられたのですが、郵便番号を頭3桁と後4桁に分けて使おうと思います。データが1列増えますのでC列の列見出しの上で右クリックし、列を挿入します。

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次に郵便番号の入ったB列を選択し、データタブのデータツールの区切り位置をクリックします。

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区切り位置指定ウィザードが開きます。

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今回郵便番号はハイフンで区切られていますので元のデータ形式からカンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータを選択して次へのボタンをクリックします。

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区切り文字のその他にチェック入れて右の空白のボックスにハイフンをキーボードから手入力します。下のプレビューに区切り線が表示されてセルが分割されるのがわかります。次へをクリックします。

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このままで完了としたいところですが郵便番号の後ろ4桁は0から始まっている場合がほとんどなのでこのままだと頭の0が取れてしまい2桁とか3桁とかになってしまいます。頭の3桁も北のほうは0から始まることもあるようなのでデータの形式を文字列にしておきます。それぞれ下のプレビュー内をクリックして選択してから文字列を選択します。

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完了ボタンをクリックします。

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郵便番号が3桁と4桁2つに分かれました。

注意点としては分割後は分割に使った区切り位置のハイフンがなくなってしまうことと、分割後のデータを収納するための列が必要だということです。

現在D列の住所を府で分割するとD列に大阪が残り、E列のデータがなくなってしまいます。区切り文字として使う府の文字も消えてしまいます。

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今回は表示形式を変更する必要がありませんので、この段階で完了ボタンをクリックします。

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分割後のデータE列に格納したいのですがE列にはすでに文字が入っています。今回はこのE列のデータは要りませんのでOKをクリックします。

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うまくいきました。

ワードのデータをエクセルに貼り付けるときは、中黒とか、中点とか言われる ・ や句点 、 スラッシュ / やスペースなどで区切られているデータは、1つのデータとして、1つのセルに入ってしまいます。

ちょっと無理やりですがワードで下のようなデータをエクセルにコピーするとします。中黒で『・』でデータがくっついています。

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このデータをコピーしてエクセルに貼り付けるとA列に1つのデータとして入ってしまいます。

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これを区切り位置を使って分割します。区切り文字に中黒を入力します。

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郵便番号の列は文字列にします。

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完了をクリックします。

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区切り位置をうまく使って入力の手間を減らしてエクセルをうまく活用してください。