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文字が多くても表の大きさを自動で変更しない

表の列幅や行の高さを固定することで文字数が多かったり、コピーペーストで大量の文字が流し込まれても表の大きさが自動で変更されない方法をご説明します。

上図の様な印刷して使用したいと思っているものでファイルで配布して回収したら住所欄に3行以上使用されたり、資格免許に複数行に渡り記入されたりして2ページ目まで表が拡大して困ったことありませんか?

私はあります。配布する前に高さを固定しておきます。残念ながら現状の高さを計る方法を知りませんので感で調整していきます。

高さを固定したい行を選択して表ツールのレイアウトの表のプロパティをクリックします。表のプロパティが表示されますので行のタブをクリックします。

高さを固定するにチェックを入れ高さを指定するのですが現状の高さが分かりません。いったんキャンセルして同じレイアウトタブのセルのサイズの高さを揃えるをクリックします。現状同じ高さなので何も起きません。改めて表のプロパティの行のタブを選択します。

すると高さに数値が入っています。右側最小値を固定に変更します。ただ、実際この通りにすると少し現状より高さが少なくなってしまいましたので6.5mm位が近いものになります。この辺りは少し試行錯誤が必要かもしれません。

住所の行は表を作成時に罫線をドラッグして高さを増やしていますので表のプロパティの高さがすでに入っています。(これもすこし小さいですが)最小値を固定地に変更しておきます。

参考までに列も同じように列のタブから固定化できます。

ただ、罫線をドラッグすると高さも幅も変更できてしまいますので絶対ではありませんのでご注意ください。

行頭でタブ

タブについてはタブとリーダータブ2 文字数に関係なく決まった幅を取るタブなどを参照してください。

上記のようなレイアウトを実現する方法はたくさんありますが今回はTabキーを使ってみました。

それぞれが字下げされておりすべてタブキーで行っています。タブキーは、文字入力の途中または、入力後に叩くとカーソルより右が既定の文字位置にずれてそこから文字が表示されるのです。

上図のワードの説明文ですが、これはまず初めにTabキーを叩いてから文字入力を始めました。何も文字が入力されていない行頭(段落のはじめ)でTabキーを叩くとTabはきちんと挿入されます。

次にエクセルの説明文ですが、1行入力ごとに行頭でTabキーを叩きました。文字入力後にカーソルを行頭(段落のはじめ)に移動してTabキーを叩くとTabが挿入されずに1行目インデントが挿入されます。

3つ目のパワーポイントの説明文は説明文を入力後複数行(2行)選択してからTabキーを叩きました。複数行選択後Tabキーを叩くと左インデントが設定されます。

同じTabキーですが状況によって挿入されるものが違いますので気を付けてください。

因みに今回のようなレイアウトを作成する場合はパワーポイントの例の様に説明文を入力後複数行選択しタブキーを叩くのがより適切だと思われます。左インデント以外は説明文自体が長く行末で折り返してしまうと頭が揃わずに不格好になってしまいます。

うまく使い分けてください。

参考までに、エクセルの悦明の様に文章入力後に行頭でタブキーを叩いて1行目インデントではなくTabを挿入したい場合はCtrlキー + Tabキーを叩いてください。

また、1行だけで左インデントを効かせたい場合はインデントマーカーをドラッグする以外にCtrlキー + mキーを叩けば左インデントが入ります。もちろん複数行でも可能です。

 

単語をハイフンで強制改行 ハイフネーション

ワードで文章作成中英単語を挿入する場合があるかもしれません。そういった場合に強制的に開業する方法をご紹介します。ただし、おかしなことになる場合が多いと思われますのでご利用は計画的にお願いします。

スマートフォンにはiPhoneとAndroidがあります。

というような表記が必要かもしれません。日本語は単語の途中が行末にに来てもそこで区切って問題ないですが、英単語や諸外国の言語は勝手なところで改行してはいけないそうです。

ワードは英単語が1行内に収まらない場合は自動で改行して両端揃えを実行します。

行末に英単語が来た下段の方は上段と比べてまだ全角 2文字分あるのに英単語の途中で改行するとまずので、iPhoneという単語を次の行に送り1行目の文字間隔を全体的に広めにとって両端揃えを行っています。

これで全然かまいませんが、気になる人は気になります。今回行末に来たの英単語の文字数がそう多くないので無視してもいい感じですが、文字数の多い英単語が次の行に送られるとちょっと気になるかもしれません。

結構な文字数分違ってきています。

internationalという単語はin・ter・na・tion・alという音節らしいのでinterとnationalで強制提起に改行しようと思います。ここが間違っている可能性大です。こんなところで切ってはだめです。という声が聞こえてきそうです。この辺りは英語が堪能な方のみ実施していただきたいです。

internationalのinterとnationalの間にカーソルを立ててCtrl と『-』を同時に叩きます。するとハイフンが自動で挿入されそこで折り返されます。

単語を選択してレイアウトタブのページ設定のハイフネーションの任意指定からも可能ですが再度自分で改行位置を選択するのが少し面倒です。

上図の場合はinternaとtionalで切れてしまいます。ハイフンの場所をクリックして改行位置を指定します。

どちらを使用しても単語が行末に来ないと改行されませんのであとで文章が変わった時も変なところで改行されることはありません。

くれぐれもおかしなところで改行されないようお願いします。

ワードの貼り付けのオプションが邪魔

ワードにエクセルやネットからデータを張り付けた時、表を解除したい時や書式をクリアしたい時には貼り付けのオプションは便利ですが、通常の貼り付けの際も貼り付けのオプションが表示されます。

下向き三角▼をクリックするとメニューが表示され貼り付け方法を選択出来ます。張り付けたものが画像かテキストかまたは、表かなどで表示されるメニューは違います。

通常次の操作を開始すると貼り付けのオプションは自動で消えてくれますが貼り付けの動作が最後だと結構邪魔な気がします。貼り付けのオプションを消したいことがあるかもしれません。

オプションの詳細設定から貼り付けのオプションを非表示にすることもできますが必要な時にも表示されなくなってしまいます。

貼り付けのオプションが表示されて次の操作もなく貼り付けのオプションが邪魔な場合はズバリEscキーを叩いてください。貼り付けのオプションが消えます。

簡単でした。

列が逆 行見出しが右

列見出しが逆といいましょうか、裏返っていると申しましょうかちょっと変わった表示です。

通常の使い道はよくわかりませんが、(横書き右から左の言語の場合?)列見出しが右に来て右から左に列見出しがA列B列C列D列E列とすることができます。

タブの並び順は同じですがいろいろなところが左右逆になっています。

というかこうなってしまっている場合の直し方ですね。

ファイルタブをクリックしてオプションをクリックします。

Excelのオプションが表示されますので詳細設定をクリックします。次のシートで作業するときの表設定のシートを右から左へ表示するのチェックを外してOKボタンをクリックします。

これで通常のエクセルと同じに戻ります。

初めて見た時は結構驚きました。

 

クリックアンドタイプ

クリックアンドタイプという機能は、ダブルクリックで任意の場所にカーソルを出現させて文字入力等をすることができます。現在の文末から10行ほど下から文章を打ち始めたい場合など10回エンターキーを叩かなくてもダブルクリックで代用できます。

ダブルクリックする場所により

  1. 1行目インデントが効いた(1時字下げ)状態
  2. 左揃え(両端揃え)
  3. 中央揃え
  4. 右揃え

の4つの状態のどれかが選択されます。どの状態が選択されるかはカーソルの形状で判断できます。

通常のアイビームの時は両端揃えです

字下げもされず、通常の位置から始まります。

1の1行目インデントが効いた状態の場合のカーソルは

 

 

上図のような形状です。この状態でダブルクリックすると

上図の様に1行目インデントが設定された位置にカーソルが表示されます。

2の左揃え(両端揃え)が効いた状態の場合のカーソルは

のような形状です。アイビームの右に左揃えのボタンのような図柄がついていますが、両端揃えになります。

通常のアイビームのカーソルの時と違うのは両端揃えですが左端から始まらないので任意のタブが設定されます。タブ1の任意のタブ位置を参照してください。

上図の様にダブルクリックした位置にカーソルが表示されタブが一つ挿入されタブの文字数が任意の(ダブルクリクックした)位置に設定されます。

3の中央揃えが効いた状態の場合のカーソルは

のような形状です。中央揃えは左右中央に文字列の中央が合うようになります。左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃えも参照してい見てください。

4の右揃えが効いた状態の場合のカーソルは

のような形状です。右端そろえの状態になります。

 

個人的には行頭あたりでマウスポインタが通常のアイビームの状態でダブルクリックして両端揃えの1行目インデントが効いていない状態で任意の場所にカーソルを作って文字入力後改めて中央揃えや右揃えを利かすの良いような気がします。

ただしいくつかの条件でクリックアンドタイプが使用できないことがあります。改ページされている場合や下書き、アウトライン表示の時、段組みなどです。

また、クリックアンドタイプは任意の場所にカーソルを持ってこられますが、何も入力しないと自動で入力された改行記号は消えてしまいます。

改ページ

文章がページの一番下まで来なくても新しいページを追加することが可能です。

文章作成中でもレイアウト中でもページを新しくしたいところにカーソルを持ってきます。

挿入タブのページのページの区切りをクリックします。カーソルの手前で現在のページが終了しカーソルの右側から新しいページが始まります。

うまくページごとに収めたい場合に文章量を計るのに便利です。

改ページされた側は変なところに改行の記号が表示されています。

ホームタブの編集記号の表示/非表示で編集記号を表示すると改ページを表す編集記号が表示されます。

どうも改ページは改ページ自体と改行が組み合わさっているようで改ページを削除しても改行が残ってしまうようです。

段落の頭から改ページした場合(上図)は改ページに左にカーソルを立ててDELETEキーを1度叩くと改ページはなくなりますが改行が残ってしまいます。

DELETEを1度した直後

更に面倒なのは段落の最後で改ページ、段落の途中で改ページをした場合です。カーソル位置で改行されてから改ページ、改行となるようです。文章作成中は当たり前で何の不都合もありません。ただ、改ページを削除し改ページ挿入以前の状態に戻すときはDELETEを3回行わないといけません。

たまにではありますが改ページがちょうどページ末の行に来た場合次のページが改ページだけの白紙のページになってしまうことがあります。

このような場合はどこかの改行が不要ですので改ページの左にカーソルを立ててBackSpaseなどでうまく調整してください。

深く考えても仕方ありませんので改ページ後に何らかの理由で元の状態に戻す必要のある場合は見た目でDELETE(BackSpase)キーを叩く数を調整してください。

改ページをよく使用する場合はCtrlキー+Enterキーがショートカットになっていますので便利です。

単語の登録

MS-IMEには単語登録機能があります。

よく使用するする単語で入力の手間がかかるようなものは単語の登録をしておけば便利です。

例えばこのサイト(ホームページ)のURLである

TOP


を入力する際、日本語入力をoffにしたりまたは、F10キーを使ったりそもそもアドレス忘れていたり。

http://e-yan.netをホームという文字に割り当ててほーむと入力して変換した結果に表示させようと思います。

IMEツールバー(言語バー)で右クリックします。表示されたメニューの単語の登録をクリックします。MS-IMEのバージョンによってはツールをクリックし表示されたメニューの単語の登録をクリックします。

単語の登録のダイアログボックスが表示されます。

単語の欄に最終表示させたい文字列を入力します。よみにはどのような入力でその単語を変換候補に表示させたいのかを入力します。

登録ボタンをクリックします。ほかにも単語の登録をする場合は引き続き単語とよみを入力していきます。

ただし、よみに指定できるのはひらがなと英数と記号ですので『ホーム』とカタカナで指定することはできません。

単語の登録の内容を変更したり削除する場合はユーザー辞書ツールから行えます。単語の登録のダイアログボックスの左下のユーザー辞書ツールをクリックします。

修正削除したい単語を選択して編集をクリックします。削除または変更を選択します。

 

文字コード

ワードで文字コード入力や文字コードを調べたりすることができます。

出来るというだけで使うことはないと思いますが。例えば下の図は編集記号の表示/非表示でスペースを表示しています。

ワードの白い四角 スペースにありますようにスペースは白四角で表示されますが点で表示されたり丸で表示されたりしています。

これらはみんなスペースです。一番下の白四角は普通のスペースです。下らから2つ目は半角のスペースです。ふつうのスペースのほぼ半分の大きさです。ふつうのスペースは半角スペースに対して全角スペースと呼ばれたりします。

半角スペースは日本語入力オフでスペースキーを叩いたときに入力されます。または日本語入力オンの時にShiftキーを押したままスペースキーを叩きます。

一番上の丸はノーブレークスペースというものです。Webページからテキストをコピーしたときなどに一緒にコピーされてくる場合があります。HTMLでの というやつです。Ctrlキー+Shiftキー+スペースキーで入力可能です。

スペースの説明になってしまいました。

スペースに限らず文字を範囲選択し右クリックし表示されたメニューから記号と特殊文字をクリックします。

そうすると選択された文字の情報が表示されます。

No-Break-Spaceという名前で文字コードは00A0でコード体系はUnicode16進(UTF16)でCtrlキー+Shiftキー+Spaceで入力できることがわかります。

ショートカットが割り当てられていますが文字コードで入力することも可能です。やっぱりあまり使いませんけど。

00A0と文字入力します。日本語入力オンの場合は00あ0の様に全角で表示されているかもしれません。

構わずF5(ファンクションキー)キーを叩きます。

文字コードに該当する文字に変換されました。

絶対に使いませんね。

図形の反転

図形の回転以外に、図形を反転(鏡像)することも可能です。

画像挿入後、画像を選択し図ツールの書式のオブジェクトの回転をクリックします。左右反転をクリックします。

うまく鏡像になります。

面倒なので普通はやりませんが、180度回転させてから上下反転でも同じことですね。

もちろん、図形(オートシェイプ)でも可能です。

矢印:環状は時計回りに矢印が向いていますが左右反転で反時計回りに矢印が向きます。