カテゴリー別アーカイブ: 基本・共通操作

保存されていない文章の回復

ふいにPCの電源が落ちてしまったり、再起動時にワード、エクセルを強制終了したりして作成中のファイルを保存せずに終了してしまって困ることありますよね。ありませんか。

ある条件下では保存していないファイルも回復することが可能です。

ファイルタブをクリックします。開くをクリックします右下の保存されていない文章の回復をクリックします。

回復可能なファイルの一覧が表示されますので選択しOKボタンをクリックします。

一般的には、
C:\Users\ここはユーザー名\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
のフォルダに保存されています。AppDataフォルダは隠しファイル扱いになっているので直接ファイルを見る場合は隠しファイルを表示する設定にする必要があります。

ただしこれはオプションの保存の文章の保存で次の間隔で自動回復用データを保存する(保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す)にチェックが入っていた場合、データが一時的に保存されてます。もしこれらにチェックが入っていない場合は、自動保存されていませんので回復することはできません

プロパティ

ワードやエクセルのファイルにプロパティを設定しましょう。えっと、プロパティって何ですかという感じですがPCではよく使われる用語で属性と訳されたりします。

縮小版を保存するでファイルをサムネイル表示する方法をご紹介しましたが、プロパティを設定する事でもファイルを探す場合便利になることがあります。

更に、ファイル内にプロパティを挿入することができます。プロパティを変更するとファイル内のテキストも変更されますので一種の変数のような感じで使えます。エクセルではヘッダーフッターにしか使えないと思われます。

では、プロパティを設定していきましょう。ファイルタブをクリックします。情報をクリックします。右の方のプロパティをクリックし、詳細プロパティをクリックします。

ファイルタブから情報をクリック

ファイルのプロパティのダイアログボックスが表示されます。タブが幾つかありますが、ファイルの概要を選択します。

  • タイトル
  • サブタイトル
  • 作成者
  • 管理者
  • 会社名
  • 分類
  • キーワード
  • コメント
  • ハイパーリンクの起点

の項目があります。エクスプローラーへの情報表示のためにはタイトル、作成者、分類、キーワードを設定しておけば便利だと思われます。各項目を入力してOKボタンをクリックします。

プロパティを設定したら保存します

ファイルの保存場所を開きます。表示タブから詳細を選択します。

列名の上にマウスカーソルを移動し右クリックします。エクスプローラーで表示される列の一覧が表示されます。この中から先ほど設定した タイトル、作成者、分類、キーワード の項目にチェックを入れます。分類は分類項目、キーワードはタグと対応しています。

エクスプローラーの列名はクリックすると昇順と降順が入れ替わって並べ替えできますので分類やキーワードをうまく設定すればファイルの整理に役立つと思います。

縮小版を保存する(サムネイル表示)

エクスプローラーでファイルを探す場合、エクスプローラーの表示のレイアウトでファイルの表示方法を変更することができます。この際、中アイコン以上だとサムネイル画像を表示させることが可能です。ピクチャーフォルダでおなじみのものですね。

ピクチャーフォルダ 特大アイコン

ワードやエクセルのファイルも保存の際に縮小版を保存するにチェックを入れてから保存すればサムネイル表示することが可能です。

縮小版を保存する

縮小版を保存したファイルは、サムネイル表示されています。いちいちファイルを開かなくてもサムネイルで中身が判別できるので便利です。表示で中アイコン以上にしてください。下図は特大アイコン表示です。

サムネイル表示
エクセルでも同じ

縮小版を保存するにしたのにうまくサムネイル表示されない場合は、フォルダオプションの表示で「常にアイコンを表示し、縮小版は表示しない」のチェックを外してください。

ただし、サムネイルを保存するためにファイルサイズがかなり大きくなってしまいますので注意が必要です。今回の例だと、縮小版を保存する前にコピーしておいたファイルと比べるとファイルサイズは3倍くらいになっています。極端な例ですが、通常の保存よりファイルサイズが大きくなることだけは理解しておいてください。

サムネイルを削除したい場合は縮小版を保存するのチェックを外して再保存すればOKです。

単語の登録

MS-IMEには単語登録機能があります。

よく使用するする単語で入力の手間がかかるようなものは単語の登録をしておけば便利です。

例えばこのサイト(ホームページ)のURLである

TOP


を入力する際、日本語入力をoffにしたりまたは、F10キーを使ったりそもそもアドレス忘れていたり。

http://e-yan.netをホームという文字に割り当ててほーむと入力して変換した結果に表示させようと思います。

IMEツールバー(言語バー)で右クリックします。表示されたメニューの単語の登録をクリックします。MS-IMEのバージョンによってはツールをクリックし表示されたメニューの単語の登録をクリックします。

単語の登録のダイアログボックスが表示されます。

単語の欄に最終表示させたい文字列を入力します。よみにはどのような入力でその単語を変換候補に表示させたいのかを入力します。

登録ボタンをクリックします。ほかにも単語の登録をする場合は引き続き単語とよみを入力していきます。

ただし、よみに指定できるのはひらがなと英数と記号ですので『ホーム』とカタカナで指定することはできません。

単語の登録の内容を変更したり削除する場合はユーザー辞書ツールから行えます。単語の登録のダイアログボックスの左下のユーザー辞書ツールをクリックします。

修正削除したい単語を選択して編集をクリックします。削除または変更を選択します。

 

タブの表示

マイクロソフトワードでもエクセルでも共通なのですが、さらに言えばエクスプローラーでも共通ですがタブを表示してリボンを非表示にすることが可能です。

エクスプローラーでリボン表示

エクスプローラーでタブのみ表示(リボンの非表示)

マイクロソフトエクセルでリボン表示

マイクロソフトエクセルでタブのみ表示(リボンの非表示)

マイクロソフトワードでリボン表示

マイクロソフトワードでタブのみ表示(リボンの非表示)

エクセルのページでリボンを非表示にするでご紹介しているのですがエクスプローラーは右上の三角のような(^)ボタンをクリックすることで、ワードエクセルは右上の閉じるボタンの3つ左のリボンの表示オプションで変更できます。

または、Ctrlキーを押したままF1キーを叩くとリボンの表示非表示を変更することができます。

ワードやエクセルを初心者にお教えしているときに勝手にリボンが非表示になってしまったという質問が多く、『おそらく、Ctrlキーを押したままF1キーを押してしまった』のでしょうね。と説明しCtrlキー+F1キーで元に戻しておりました。

でも、Ctrlキーを押したままF1キーを押すなんてことがそうそうあるものだろうか?と思ってもいました。

アクティブなタブの上でダブルクリックすることでリボンが非表示になります。リボンが非表示の時いずれかのタブ(ファイル以外)をダブルクリックするとリボンが表示されます。

知りませんでした。と言う事で基本・共通操作、マイクロソフトエクセル、マイクロソフトワードに同じ記事を載せておきます。

セーフモードでの起動

ワードや、エクセルに不具合が起きた場合、いったんセーフモードで起動すれば問題が解決することがあります。

通常起動の時にCtrlキーを押したままにします。ショートカットキーをダブルクリックで起動している場合はCtrlキーを押したままダブルクリックしてください。

ワードをセーフモードで起動する。Ctrlキーを押したまま、ワードのショートカットアイコンから起動してみました。

ワードが起動してすぐに下のダイアログボックスが表示されましたので同意するをクリックします。

これでセーフモードから起動できました。エクセルも同じ要領です。

また、コマンドで起動したい時は

winword.exe /safe

と入力してください。エクセルの場合は

excel.exe /safe

になります。

 

特にワードの場合はNormal.dotmというファイルが損傷している場合がありますので

C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

の中のNormal.dot(m)を削除してから通常起動すれば問題可決する場合があります。起動時にNormal.dot(m)がなければ自動で生成されるようです。Normal.dot(m)に初期設定を変更した内容などが保存されているようですのでカスタマイズした内容は消えてしまいます。

郵便番号変換

年賀状作成時の住所入力時に郵便番号や住所の入力に手間がかかっていませんでしょうか?

郵便番号変換を利用すれば郵便番号から住所の一部を入力することが可能です。

衆議院のサイトのフッターの住所ですが、

〒100-0014 東京都千代田区永田町1-7-1

となっています。もちろんコピーペーストしたんですが名刺やはがきなどから住所を入力する場合郵便番号入力後、住所の入力になると思います。この住所を郵便番号を入力し変換することで入力の手間を削減してみましょう。

郵便番号のマークは「ゆうびん」と入力して変換すれば入力できます。記号の入力を参照してみてください。

次に100-0014と入力します。東京都千代田区永田町の代わりに100-0014と入力しスペースキーで変換します。変換候補に東京都千代田区永田町が表示されたら選択して確定します。

郵便番号入力後の変換時に変換候補に住所が表示されない場合は変換モードが郵便番号辞書に対応していない可能性があります。もう一つは郵便番号自体が正しくない(郵便番号辞書に未登録)場合があります。

通常、変換モードを人名地名にしておけば郵便番号辞書に対応していますので変更してください。(図はIME2010)

IME2010

入力モードの「あ」の右側に「般」と表示された部分が変換モードです。「般」の上でクリックすると変換モードが選択できます。ただし、人名地名モードでは通常の変換も人名地名に合わせてあまり使用しない難しい漢字に変換されてしまうことがあるので郵便番号変換が終わったら、一般に戻しておくことをお勧めします。

正しい郵便番号で変換したのに違う住所が候補になった場合は、郵便番号辞書が古い場合が考えられます。郵便番号辞書をアップデートしておきます。IME辞書のアップデート

Windows8.1(8)のIME2012は、変換モードが一般と無変換しかありません。IME2012_a

一般は初期設定で

IME2012_a_1

郵便番号辞書を使うことになっていますので何も設定する必要はありません。

 

IME辞書のアップデート

日本語入力のツールとしてWindowsにはMS-IMEには辞書ががありまして、辞書をもとに日本語変換しているようです。

いくつかの辞書が内蔵されているようです、インストールした(windowsを買った、MicrosoftOfficeをインストールした)時のままの状態だけでなく、辞書はたまにアップデートされているようです。

今お使いのMS-IMEの辞書は最新ではないかもしれませんね。アップデートしてみましょう。

特に年賀状などで郵便番号変換するときは少しでも新しい辞書の方がいいですねよ。どうやら、郵便番号辞書は毎年?更新されているようです。2013年2014年

Windows8.1(8)ではタスクバーにあるMicrosoft IME 2012上で右クリックしプロパティをクリックします。

IME2012

ちなみにoffice2013にはIMEが付属しておらず、OSについているMicrosoft IME 2012が最新です。Windows8.1.(8)の場合はoffice2013をインストールしていなくても最新ということです。

Microsoft IMEの設定の詳細設定をクリックします。

IME2012_0

Microsoft IME の詳細設定のその他のタブをクリックします。

IME2012_1

辞書の更新または追加をクリックします。

IME2012_2

更新の確認をクリックします。

IME2012_3

Windows Updateで辞書を探すようです。

IME2012_4

いくつかの辞書の最新版があるようです。Windows Updateを実行します。これで最新の辞書がインストールされてつかるようになります。

Microsoft Office IME 2010では、まさにそのままマイクロソフトのページをご覧ください。

http://support.microsoft.com/kb/978478/ja

 

 

記号の入力

!や&などの記号の入力方法をご説明します。(MSIMEを使用、ローマ字入力の場合)

ローマ字入力の場合はキーボードのキーに書かれている右半分は原則入力できません。キーに書かれている上の部分はShiftキーを押したまま叩くと入力されます。ゼロの上の~のようにこの方法では入力できないものもあります。kigou!はキーボードのQの左上にある数字の1のキーに左上に書かれていますのでShiftキーを押したまま1のキーを叩くと入力することが可能です。

Shift shift +1 key1 で!を入力できます。同様に&はShift+6で入力することが可能です。

キーボードにない記号は別の方法で入力することができます。

■は「しかく」と打って変換することで入力可能です。

kigou_1同様にして、○は「まる」、▼「さんかく」、〒「ゆうびん」、♪は「おんぷ」、→「やじるし」または「みぎ」などと入力して変換します。読みがわからない場合は「きごう」と入力して変換するとたくさんの変換候補から選択することができます。

また、㎡や℃やなど単位をあらわす記号は「たんい」で変換することも可能です。

文節変換

文節変換

同音異義語の場合は確定前に変換を何度か繰り返し、正しい表示になるように工夫します。この時、変換の対象がどこであるかを明確にし、変換対象を自由に変更できるようにしましょう。

例1)       正しい変換           正解はお金です

               誤変換                    政界はお金です。

『せいかいはおかねです』と音を入力します。次に変換のためスペースキーを叩きます。

正解はお金です

の様に下線の太さに違いがあり、太い方が変換対象となっているのでスペースキーでの変換は『正解は』の文字(文節)がいろいろな文字になります。『正解』と『政界』を正しく変換します。

例2)       正しい変換           世界の秘境

                誤変換                    世界の卑怯

『せかいのひきょう』と音を入力し、次に変換のためスペースキーを叩きます。

              世界の卑怯

と第1文節が変換対象になっています。今回は第2文節を変換したいので変換対象を移動させます。矢印キーの『→』を叩くと変換対象の文節が移動します。その後スペースキーで正しい表示になるよう変換し確定します。

文節の変更

同じ音を持つ文章でも区切る位置により全く違う意味(文字列)になるときがあります。

例)

私は知る

私走る

両方とも同じ『わたしはしる』ですが、どこで区切るかによって全く意味が違います。この場合は文節の区切りを『私』にするか『私は』にするかが違います。矢印キーだけでは当初の文節の区切り位置はそのままで変換対象だけが変わります。

走る      ⇔        走る

『私』が『私は』になることはありません。この時Shiftキー と同時に矢印キーを押すことで文節の区切りを変更することができます。

わたしはしる

この状態でスペースキーを叩くと『わたしは』が変換対象となり文節区切りが変更されます。

例題(日本漢字能力検定協会などから引用)

私早番                                                 私は野蛮
渡しといてください                         私と居て下さい
タイ料理コンテスト                        大量離婚テスト
企業は人なり                                   企業は火となり
超難関校に行く                              長男観光に行く
地区陸上大会                                 チクリ苦情大会