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表紙にはページ番号を振らない

ページ番号でご紹介した通りページ番号を振るのは簡単です。ところが先頭ページを表紙としてしている場合は、先頭ページである表紙にもページ番号が振られてしまいます。

デザインやプロパティの入力を許せるなら表紙を挿入 が表紙にページ番号を振らない一番の方法です。自動で表紙はページ番号が振られることなく、実際の2ページ目から1ページとしてページ番号が自動で振られるからです。以下の図では表紙が分かりやすいようにヘッダー領域にページ番号を表示しています。

何らかの理由で表紙の挿入を使わずに先頭ページを表紙として使用する場合は、その先頭ページが1ページ目としてページ番号が表示され、おそらく1ページ目としたいところが2ページとなってしまうことでしょう。

これを避けるためにはページ番号の開始を0にして表紙である先頭ページのみページ番号を表示すれば良いことになります。

普通に先頭ページを表紙としてデザインし2ページ目から本文を始めます。そしてページ番号を挿入します。そうすると1ページとしたいところが2ページになってしまいます。

挿入タブのヘッダーとフッターのページ番号をクリックするとメニューが表示されますのでページ番号の書式設定をクリックします。

ページ番号の書式のダイアログボックスが表示されます。連続番号の開始番号を選択し0と入力します。OKボタンをクリックします。

表紙のページのページ番号が0となり、実際の2ページ目が1ページとなりました。

次に表紙のページのページ番号を非表示にします。挿入タブのヘッダーとフッターのヘッダーをクリックしてヘッダーの編集をクリックします。(ページ番号をヘッダーに表示しているのでヘッダーですが、フッターでも構いません)。またはヘッダー(フッター)部分をダブルクリックします。

ヘッダー/フッタータブのデザインタブが表示されますのでオプションの先頭ページのみ別指定にチェックを入れます。

先頭ページのみ別指定にチェックを入れることで表紙のページからページ番号が消えます。通常ならこれでできましたとなるところなのですが、今回は総ページ数が後ろに表示されています。たいていの場合、総ページ数は表紙のページをカウントしませんので1ページ目は1/1と表示して欲しいところです。

総ページ数は ルビ(ふりがな)2 上下にふりがなを振る と同様フィールドコードを触ることで解決します。

総ページ数をクリックしShiftキーを押しながらF9キーを叩きます。フィールドコードの編集に変わります。

{NUMPAGES}がフィールドコードになります。これを{={NUMPAGES}-1}に修正します。コピペではうまくいきません。{とNの間にカーソルを移動してctrlキー + F9キーで{}を入力し、{と{の間で =を入力します。 NUMPAGESを、挿入した{}の間に移動します。}と}の間で-1を入力します。余計なスペースは削除して下さい。入力完了しましたらShiftキー + F9でフィールドコードの編集を終了してください。

フィールドコード編集後文字サイズ等のバランスが悪い場合は普通も文字と同じようにホームタブのフォントから変更してください。

表紙を挿入すれば以上の面倒な手順は必要ありませんのでできれば表紙を挿入するのが望ましいです。

表紙を挿入

ワードで長文を作成したり、マニュアル的な物を作成した場合表紙が欲しくなることがありますね。

もちろん1ページ目を表紙として体裁を整えて表紙とすることもできますが、ワードには表紙という機能があります。

挿入タブのページの表紙をクリックします。表紙の一覧が表示されます。好みのものを選択しましょう。

表紙の種類によっては配色 カラーパレットの秘密でご説明しました、配色(テーマ)により色を変更することが可能です。

表紙は必ず一番最初に挿入されますので表紙挿入時のカーソル位置はどこでも構いません。

表紙は1枚しか挿入されませんので気に入らなければほかの種類の表紙に変更することができます。

通常ページを削除したい場合はページとセクションページの入れ替えでご説明した通りページという単位としてとらえにくいのでページを全部選択して削除することになります。ただし表紙については現在の拍子を削除というボタンがあり一発削除が可能です。

表紙は文章のプロパティが挿入されています。ファイルにすでにタイトルなどのプロパティが設定されていた場合対応する場所に自動表示れます。

発行日はカレンダーから選択できる

もしくは、表紙の該当部分に入力すればそれに対応するプロパティがファイルに設定されます。

一部プロパティダイアログボックスには表示されていないものがある

表紙に自動で挿入されているプロパティで不要のものがあれば削除できます。不要なプロパティをクリックするとプロパティが入力可能になります。そのままbackspaceやDeleteキーを叩いても文字の削除にしかなりません。左上に表示されるプロパティの名前の上をクリックしてプロパティ自体を選択します。この状態で backspaceキーかDeleteキー を叩けばプロパティーは削除可能です。

住所のプロパティ全体が選択されている状態

プロパティ

ワードやエクセルのファイルにプロパティを設定しましょう。えっと、プロパティって何ですかという感じですがPCではよく使われる用語で属性と訳されたりします。

縮小版を保存するでファイルをサムネイル表示する方法をご紹介しましたが、プロパティを設定する事でもファイルを探す場合便利になることがあります。

更に、ファイル内にプロパティを挿入することができます。プロパティを変更するとファイル内のテキストも変更されますので一種の変数のような感じで使えます。エクセルではヘッダーフッターにしか使えないと思われます。

では、プロパティを設定していきましょう。ファイルタブをクリックします。情報をクリックします。右の方のプロパティをクリックし、詳細プロパティをクリックします。

ファイルタブから情報をクリック

ファイルのプロパティのダイアログボックスが表示されます。タブが幾つかありますが、ファイルの概要を選択します。

  • タイトル
  • サブタイトル
  • 作成者
  • 管理者
  • 会社名
  • 分類
  • キーワード
  • コメント
  • ハイパーリンクの起点

の項目があります。エクスプローラーへの情報表示のためにはタイトル、作成者、分類、キーワードを設定しておけば便利だと思われます。各項目を入力してOKボタンをクリックします。

プロパティを設定したら保存します

ファイルの保存場所を開きます。表示タブから詳細を選択します。

列名の上にマウスカーソルを移動し右クリックします。エクスプローラーで表示される列の一覧が表示されます。この中から先ほど設定した タイトル、作成者、分類、キーワード の項目にチェックを入れます。分類は分類項目、キーワードはタグと対応しています。

エクスプローラーの列名はクリックすると昇順と降順が入れ替わって並べ替えできますので分類やキーワードをうまく設定すればファイルの整理に役立つと思います。

縮小版を保存する(サムネイル表示)

エクスプローラーでファイルを探す場合、エクスプローラーの表示のレイアウトでファイルの表示方法を変更することができます。この際、中アイコン以上だとサムネイル画像を表示させることが可能です。ピクチャーフォルダでおなじみのものですね。

ピクチャーフォルダ 特大アイコン

ワードやエクセルのファイルも保存の際に縮小版を保存するにチェックを入れてから保存すればサムネイル表示することが可能です。

縮小版を保存する

縮小版を保存したファイルは、サムネイル表示されています。いちいちファイルを開かなくてもサムネイルで中身が判別できるので便利です。表示で中アイコン以上にしてください。下図は特大アイコン表示です。

サムネイル表示
エクセルでも同じ

縮小版を保存するにしたのにうまくサムネイル表示されない場合は、フォルダオプションの表示で「常にアイコンを表示し、縮小版は表示しない」のチェックを外してください。

ただし、サムネイルを保存するためにファイルサイズがかなり大きくなってしまいますので注意が必要です。今回の例だと、縮小版を保存する前にコピーしておいたファイルと比べるとファイルサイズは3倍くらいになっています。極端な例ですが、通常の保存よりファイルサイズが大きくなることだけは理解しておいてください。

サムネイルを削除したい場合は縮小版を保存するのチェックを外して再保存すればOKです。

任意指定の改行

おそらく絶対使わないだろう機能ですので時間に余裕がない方や気持ちに余裕がない方の閲覧はお勧めいたしません。

日本語はどこで改行されても意味は通じますので禁則処理以外は単語の途中であろうと、助詞であろうと行末に来れば改行されます。

ところが英語の様に単語の途中で行末になった場合は単語自体が次の行に送られたり単語にハイフンが挿入されたりして改行していい場所で単語が区切られたりします。単語をハイフンで強制改行 ハイフネーション

ハイフンを使わない場合は任意指定の改行を使うことで行末をコントロールすることができます。

これ以上のことはよくわかりません。このような機能を持つものをワードでは、任意指定の改行と呼んでいるようです。

ただ挿入方法がわかりません。

200c+alt+x

で任意指定の改行を挿入することが可能です。ほかにも任意指定の改行を挿入する方法があるのでしょうか?

任意指定の改行ですので挿入位置で改行されるわけではありません。本来行末で改行されてはいけないのだけれども行末に来た時は任意指定の改行位置で改行することを許すというようなものと思われます。

既定の図形に設定

ワードもエクセルも2007からオートシェイプという呼称が図形になりました。標準で青い背景と枠線になり、文字色が白になっています。もちろん変更できますので問題ないですし、2007以降から使い始めた方にとっては至極当たり前のことかと思います。

青い背景と枠線になり、文字色が白

おそらくですが、本当の設定としては図形の背景色がテーマ(配色)のアクセント1で、枠線の色はアクセント1の基本色25%、文字色は白だと思われます。

テーマ(配色)を変更した場合、自動で色が変わってくれますのでそれはそれで便利です。

ですが、テキストボックスのように図形を使いたい場合枠線を黒、またはなしにしてテキストの色を黒に、塗りつぶしの色を白またはなしにするのは面倒ですね。このような場合、規定の図形に設定しておくと次回から自分で設定した塗りつぶしの色と枠線の色で図形が描かれます。

まず、規定の図形に設定してたい画像を描画します。形は関係ありません。そして、図形の上で右クリックします。この際は、図形の枠線の上かハンドルの線の上などにマウスポインターを合わせて、マウスポインターの先の形が十字の矢印になっていることを確認してください。

メニューが表示されますので既定の図形に設定をクリックします。

以降図形は既定の図形に設定された塗りつぶしの色、枠線の色で描かれるようになります。既定の図形に設定は、 塗りつぶしの色、枠線の色 と更に図形の効果(影や反射など)についても変更されます。

表の周りに文字を挿入

ワードに表を挿入すると通常ページ幅いっぱいの表が挿入されます。ワードの表の基本的な操作を見ていただくと表のサイズの変更の仕方を書いております。

表のサイズ小さくすれば右に余白ができますが、このままではこの余白に文字を入力することができません。また表の左上のハンドルをドラッグしても微妙に思ったところに移動することが難しいです。

画像を挿入したときドラッグで自由に動かせないのと同じで 文字列の折り返し と同様の作業が必要になります。

表の中にカーソルがある状態で右クリックして表のプロパティをクリックするか、表ツールの例アプトタブの票のプロパティをクリックします。表のプロパティというダイアログボックスが開きます。

表のタブの文字列の折り返しの「する」のほうのチェックを入れます。

位置のボタンをクリックすれば表の位置を指定することも可能です。OKボタンをクリックします。

表に対して文字列の折り返しをするに設定すれば画像にたいして文字列の折り返しの四角を設定したのと同様の効果があります。ドラッグして表を自由に移動する事が可能になります。

また、文字が表の周りを四角くよけてくれます。

表のサイズと位置をうまく調整すれば表の左右に文字を回り込ませることも可能ですし、表をまたぐように文字を回り込ませることも可能です。

実際は、表を小さくして出来た余白でクリックアンドタイプ することでも文字入力できるようになり、表に対しては自動で文字列の折り返しが「する」になります。

ページの入れ替え

ワードでページの入れ替え方法についてです。ちょうどこれといったものはありません。パワーポイントなら簡単なんですがワードにはパワーポイントのスライドようなというものがありません。パワーポイントはスライドペインからスライドをドラッグすればスライドの入れ替えは簡単です。

ページとセクションで書きましたように改ページをしなかった場合ページの分かれ目はたまたま用紙の最後まで文章がきてしまって文章をそのページ内に収納できなくなったので次のページが用意されるだけのことです。もしかしたら段落の途中でページが変わっているかもしれません。これをページ単位で入れ替え出来てしまえばきっと文章の意味が分からなくなってしまうでしょう。

表示のナビゲーションウィンドウではドラッグできない
表示のナビゲーションウィンドウではドラッグできない

カレンダーなら月(1ページ)単位で入れ替え出来ても意味は通じると思いますが、小説がページ単位で入れ替え出来てしまえば尻切れトンボのページがたくさんできてしまうでしょう。

ワードはセクションというもの以外にも見出しというものがあります。スタイルを整えるためだけではなく見出しは階層構造になっており下位の見出しは上位の見出しの配下として扱えます。本文は見出しの配下として扱えます。

赤枠でひと塊、見出し2の塊は見出し1の配下

上図の下の方は、1行空白を空けていますが見出し2の配下です。代わりに改ページをしても見出し2の配下です。また、ページの一番下でうまく終わっているようですが、改行して次のページに続いています。次の見出しが来るまでは見出し2の配下のままです。次の見出しが見出し3以下なら見出し2の支配下にあります。次の見出しが見出し2なら上位の見出し1の配下になります。

ページの入れ可ですが、ワードではパワーポイントのスライドのような入れ替えは出来ませんが、見出しと見出し配下の本文、図、表などは一塊のものとして移動できます。

表示タブの表示のナビゲーションウィンドウのチェックを入れます。または、Ctrlキー + Fキー。ナビゲーションウィンドウが開きます。見出しをクリックします。見出しの一覧が表示されます。

この状態で見出し単位でドラッグすることで見出し単位で入れ替えることが可能です。見出し2をドラッグして自分の上位の見出し1から違う見出し1の配下に入れ替えることも可能です。

ドラッグした見出し配下の本文がページを跨いでいた場合も配下の本文をすべて含んだ形で入れ替えされますのでページ単位ではありません。

見出しと改ページ(Ctrlキー + Enterキー)をうまく使って見出し単位で入れ替えているのだけど見出しの最後に改ページがあるのでページ単位で入れ替えているのと同じ効果が狙えます。

ページとセクション

ワードのページとセクションについて私の理解の範囲でご説明します。

ワードにはページという単位はない?

そもそも改行が分かりづらい。私もエンターキーを叩いて新しい行を作ってください。とか言いますので他人を責められませんがエンターキーを叩いて表示される↲記号を改行記号と説明している冊子を見かけたりします。

ワードで文字入力する場合、用紙の右端まで来たら勝手に次の行に文章が続いていきます。Webサイトが分かりやすいでしょうね。このページも、お使いの環境により画面上で数えられる行数は全然違ってきます。

スマートフォンのような横幅の狭いデバイスとPCのようにある程度横幅のあるデバイスでは1行に表示できる文字数が違うのでどこで折り返すかはデバイスにお任せになります。

でもワードはA4横とかB5縦とか用紙の設定ができますのでワードで同じファイルを開けば行が変わっている場所は同じです。

単なる例え話ですが、ワードで文章を入力する際はトイレットペーパーのような延々と長い用紙に1行だけずっと書いていくと思ってください。

でも実際はA4横とかB5縦とか用紙サイズ(1行の文字数)が決まっていますのでどこかで次の行に行かないと仕方ありません。これは改行とは呼びません。A4で作成した文章を用紙サイズの変更でB5にすると全然違うところで行が変わっています。

エンターキーを叩くと次の行から始まりますので改行といいたくなりますが、これは段落というものが新たに作成されて次の行から始まるということです。

段落単位で設定する段落記号や、行揃えは見かけは1行であっても、10行であっても段落全体に影響します。

段落番号の中で改行をしたい場合にエンターキーを叩いてしまうと新しい段落が作られてしまいます。このような場合は、Shiftキーを押したままエンターキーを叩くと新しい段落を作成しないで改行してくれます。

先ほどのトイレットペーパーよろしく、用紙の横幅に到達したら自動で次の行に行くように用紙の下まで来たら自動で次のページに行きます。エンターキーで新しく段落を作るみたいに改ページ(Ctrlキー + Enterキー)ということをすれば強制的に新しいページは作れますが、ページの末尾で足らなければ自動でページは追加されます。

文章が長いと用紙の右端で自動で折り返すのと同じで縦にいっぱいになると次のページにあふれてくるようなものです。用紙サイズが代われば用紙に入る文字数が違うので改ページをしていなければページの代わる場所も自動で変わります。

横長の用紙に延々と文章を書いてたら、用紙サイズに合わせて勝手に行も変わるし、1枚目に入らなくければ勝手にページを足してくれると思ってください。

ワードにはページがないという理由はページ単位で設定できるものがないからです。ヘッダーもフッターもページ単位では設定できません。背景色や透かしも全ページ同じものが設定されます。余白や、用紙サイズ、用紙の向きもページ単位で変更することはできません。

実際にはジャンプ機能でページの先頭に移動できたりしますし、偶数ページ、奇数ページと機能もあります。印刷ではページ単位で印刷できますのでページがないということはありません。しかしページ単位の書式が設定できませんのでワードにはページはないと申し上げた次第です。

セクションは章でない。

ワードで数百ページに及ぶ冊子を作成すると思ってください。内容はワードエクセルの使い方についてにしましょうか。

内容についてですが、ワードとエクセルは共通していることもあるし、全く違うこともあるので別のものとしましょう。また、文字入力やファイルとフォルダについての説明もいるかもしれません。そうすると

第1章 パソコン操作と文字入力
第2章 ワード入門
第3章 エクセル入門
第4章 もう少し詳しく知りたい方へ

のような構成になるかもしれません。そしてそれぞれの章について

第1章 パソコン操作と文字入力
 見出し1 ファイルとフォルダについて
  見出し2 ファイルとは
  見出し2 フォルダとは
 見出し1 IMEについて
  見出し2 ローマ字入力
   見出し3 記号の入力

のような感じで考えていくかもしれません。そうなるとこのワードエクセルの使い方というワードファイルには4つのセクションがあって、それぞれのセクションに大見出しがあって中見出しがあって本文があって画像を挿入してとなってくると思います。ワードのアウトラインでまず見出しだけを列挙して順に本文を入力していくと作成しやすいかもしれません。

おそらく、見出し単位でページが改まる方が読むほうにとっては分かりやすいことが多いと思います。そのような場合は改ページをするのがいいでしょう。エンターキーを連打して次のページを作ってもいいですが文章を変更して行数が変わった場合ページの区切りが変わってしまうことがあります。

では、新しい章に入った場合に改章(こんな言葉はありませんが、改行、改段落に対応する言葉として)する必要があるでしょうか?ワードにはセクション区切りというものがありますが第1章と第2章の間でセクションの区切りを入れる必要は特にありません。ワードのセクション区切りは文章の意味合い的に章を分けるためのものではないからです。ただし、セクション区切りを入れておくメリットはありますのでセクション区切りを入れておくほうが良いこともあります。

ワードにはページはありませんがセクションはあります。セクションごとにページを改めれば各セクションごとに、用紙サイズや用紙の向き、ヘッダー、フッターを個別に設定することができます

セクション区切りを入れなければ何ページあろうとワードは1セクションとみなします。最上位の見出し1が複数あろうとセクションは同じです。段組みは自動で新しいセクションを作りますのでセクション区切りを挿入した覚えがなくてもセクションは増えます。

上図の様に1ページしかなくても段組みをすると段組みの部分が新しいセクションになるのでセクションが勝手に増えます

セクション区切りは意味合いとしての章とは別に、文章のレイアウトや書式を設定するために使われることが多いです。