月別アーカイブ: 2014年9月

行番号

ページの左余白に行番号を表示することが可能です。(図はWord2013)

linenumber校正や読み合わせの際など、何行目と行数を指定することで確認が簡単になる事が期待されます。

ページレイアウトタブのページ設定に行番号があるのでクリックします。連続番号をクリックすると1行目から連続番号振られます。ただし、文章のある行までです。

linenumber_1ページごとに新しく番号を振りなおすかページが変わっても番号をリセットせずに続けるかなどの選択ができます。

また、左余白に画像などがあると行番号は表示されないことがあります。

linenumber_2

ページレイアウトタブのページ設定に行番号の行番号オプションをクリックします。ページ設定のダイアログボックスが表示されます。

linenumber_3

その他のタブの下に行番号のボタンがあるのでクリックします。

linenumber_4

行番号のオプションになります。

行番号オプションで開始番号の設定や何行ごとに行番号を表示するかなど(行番号の増分)を指定することもできます。

コメント(付箋)

セルにコメントを付けることが可能です。(図はExcel2013)

comment(上の図はすべてのコメントを表示した状態 常にコメントが表示されています。)

コメントを挿入したいセルで右クリックしてコメントの挿入をクリックします。

comment_1

または、校閲タブのコメントのコメントの挿入をクリックします。

comment_2

コメントの枠が表示されカーソルがありますので文字入力します。

comment_3

セルにマウスポインタが乗ると表示され、セルからマウスポインタが離れると非表示になります。

校閲タブのコメントで、コメントごとに常時表示を設定したり、常に全部のコメントを表示したりできます。

また、コメントは編集状態にしておけば、ドラッグで移動や大きさを変更することも可能です。(コメントのセルで右クリックしコメントの編集をクリック)

コメント内で右クリックしコメントの書式設定選択するとコメントの書式設定となり文字サイズなど変更することが可能です。文字入力可能な状態で右クリックすると文字に対する書式になります。コメントの枠線の上で右クリックしコメントの書式設定を選択するとコメント全体に対する書式設定になります。

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コメントは通常印刷されません。

ページレイアウトタブの右下の矢印をクリックします。ページ設定のシートタブのコメントで画像表示イメージを選択すれば表示されているコメントは印刷されます。

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コメントを削除する場合はコメントのあるセルで右クリックしコメントの削除をクリックするかコメントのあるセルを選択し、校閲タブのコメントのコメントの削除をクリックします。

並べ替え

エクセルで見出しのある表を作成している場合レコード単位で並べ替えが可能です。

レコードは行単位になっています。たとえば住所録で年齢順に並べ替えた場合当然ですが、氏名や住所などの行がひと固まりで並べ変わります。(図はExcel2013)

narabekae

年齢の若いもの順で並べ替えたが列のデータは保持されています。

narabekae_2

昇順と降順の並べ替えがあります。

昇順の並べ替えは数値の場合は数値の少ないものから多いものへの順番で並べ変わります。

年齢で昇順に並べ替え

ホームタブの編集の並べ替えとフィルターから照準を選択しクリックします。

narabekae_1

名前で昇順に並べ替えると、名前の列は数字ではありませんがまず、数値、ABC順、あいうえお順になります。漢字は通常振り仮名が利用されますのでほぼ期待通りの並び順になります。(いわゆる学校など使われるあいうえお順の出席簿順)

ふりがなを使うかは、並べ替えとフィルタのユーザ設定の並べ替えのオプションで選択可能です。また、アルファベットの大文字小文字を区別するかどうかも選択可能です。

narabekae_3

降順は昇順の逆で数値は多いものから少ないものへ、文字はあいうえおの逆順、ABCの逆順、数の多い順で並べ変わります。

複数の項目で並べ替える場合、並べ替えとフィルタのユーザオプションの並べ替えで指定することが可能です。

たとえば2つの項目で並べ替える場合は、最優先されるキーで並べ替えますが、その際に同順(同じ値)があった場合は次に優先されるキーで並べ変わります。

継続年数の多い順を最優先されるキーとし、同順があった場合は年齢の多い順で並べ替える。ホームタブの編集の並べ替えとフィルターのユーザ設定の並べ替えをクリックします。

最優先されるキーで列を選択し順序を昇順か降順かを選択します。次にレベルの追加をクリックします。次に優先されるキーが表示されますので同様に選択します。まだ並べ科のキーの追加があればレベルの追加をクリックします。最後にOKボタンをクリックします。

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入会年数の大きい順に並べ替えしました。次に優先されるキーを年齢の降順にしているので入会年数が同じ場合年齢の大きい順に並んでいます。入会年数も年齢も同じ場合は並べ替えの前に上にあったデータがそのまま上になります。

表の下でページが変わらないようにする

ワードで表作成すると表の下に改行が挿入されます。表がページの一番下に来た場合自動的に次のページが挿入されます。続いて文章などが、あればよいのですが、表で終わる場合、余分な白紙のページが発生してしまいます。(図はword2013)

hyou_page

 

余分な白紙のページを削除したいと思って、新しいページの改行マークを削除しようとしてもうまくいきません。

エレガントな方法ではありませんが、解決策はあります。

■前のページの下余白を広げる方法

余白の設定方法はほかにもありますが、直感的に簡単なのは垂直ルーラーの下余白をドラッグする方法です。

hyou_page_1

下余白が広がることで、次のページにあった改行が、表のあるページに送り込まれました。ただ、この方法は楽でいいのですが、他のページにも影響を与えますので気を付けてください。(このページだけ別のセクションにすれば解決しますが)

■消したい行(改行マークのある行)の文字サイズを最小にして前のページに送り込む方法

不要な改行マークのある行を選択します。(改行マークが選択されていることを確認)

hyou_page_2

ホームタブの段落の右下の矢印をクリックし段落のダイアログボックスを表示します。

hyou_page_3

インデントと行間の間隔の行間を固定値にします。そして間隔を1ptにします。OKボタンをクリックします。

これでこの行が1ptの高さになり前のページに送り込まれて白紙のページがなくなりました。ただ、必要が出来て次のページが欲しいときに少し困ります。

表の行を追加するか削除するか、下余白を広げるかして、余白を作り、そこでダブルクリックでカーソルを出してください。

 

表の分割と結合

新規で表を作成する場合は意図したとおりの表が作成できると思いますが、表をコピーしてきたときなど表がくっついて1つになってしまうことがあります。

表を1つコピーして貼り付けます。(以下図はword2013)

hyou

引き続き別の表をコピーしてきて貼り付けます。

hyou_1

 

この時最初の表と次の表が1つになってしまいました。別の表として張り付けたい時は1つ目の表を挿入後Enterキーで改行し2つ下の改行マークにカーソルのある状態で貼り付けてください。

hyou_2

表の挿入時に気づけばやり直せますが、すでにほかの作業も終わった後だとか、既存のワードファイルの表を分割したい時に、表の分割方法を知っておけば便利です。

分割したい表のセルにカーソルをたてます。カーソルのあるセルから新しい表になります。次に表ツールのレイアウトタブの結合から表の分割をクリックします。hyou_3

 

見事に表の分割が出来ました。

hyou_4

逆に表を結合したい場合は、結合のボタンはありませんが簡単です。表と表の間にカーソルを移動し、Deleteキーを押します。

hyou_5表の分割と結合簡単ですの活用してみてください。