カテゴリー別アーカイブ: マイクロソフトエクセル

セルを保護する

苦労して作成した数式を誤って削除してしまったり、数式を勝手に書き換えられたくない場合は、シートの保護を使うと便利です。

校閲タブの保護にシートの保護というボタンがあります。

クリックするとシートの保護のダイアログボックスが開きます。

シートの保護を解除するためのパスワードが入力できたり、シートの保護を掛けた状態でできることを選択できたりします。これらを設定したのちにOKボタンをクリックすることでシートが保護され、値( 数式 )の変更ができなくしたり書式を変更できなくしたりと色々と可能です。

勘違いしやすいのは、初期の設定ではシートの保護はシート内のすべてのセルに対して有効だということです。これは、初期設定ではすべてのセルがロックされており、シートの保護のボタンでロックが有効になると思ってください。

特定のセルのみを保護(変更をさせたくない)する場合は、一旦すべてのセルのロックを外してから保護したいセルのみにロックをかけてからシートの保護のボタンをクリックします

全セル選択(Ctrlキー + Aキー)をします。

セルの書式設定(Ctrlキー + 1キー)を開きます。保護のタブをクリックします。

ロックのチェックを外してOKボタンをクリックします。初期設定ではここにチェックが入っています。

次に保護をかけたいセルを選択します。 セルの選択 を参照してください。CtrlキーやShiftキーをうまく使ってセルを選択してください。

セルを選択した状態のままセルの書式設定の保護タブを開いてロックのチェックを入れてください。そしてOKボタンをクリックします。

最後に校閲タブの保護のシートの保護のボタンをクリックしてシートの保護のオプションを選択してシート(セル)の保護の完成です。ワークシートを保護する によれば保護をしないセルを選択してチェックを外すとあります。操作が少なく合理的ですのでどちらか好きな方を選択してください。

セルの書式設定の保護タブにあるロックは保護されるかどうかですが、その下の表示しないはシートの保護を掛けた際に数式バーに値(数式)を表示するかしないかになります。表示しないにチェックを入れるとセルを選択した際、数式バーには何も表示されなくなってしまいます。

シートの保護のダイアグボックスではシートの保護を解除するためのパスワードを設定できます。パスワードは設定しなくても構いません。上記マイクロソフトのリンク先では 長さは 8 文字以上にする必要があり、理想は 14 文字以上のパス フレーズです。 とありますが1文字でも通るようです。これは強固なパスワードにするためのようです。

シートの保護のダイアグボックスのオプションについては読めばそれなりに理解できると思いますが、上記リンク先に詳しくあります。

名前の定義2

定義された名前からの名前の定義。

分かりづらい文章ですが、 名前の定義(名前ボックス)1 では名前ボックスから名前の定義を行いましたが、数式タブの定義された名前から名前を定義するともう少しいろいろできますということです。

名前の定義(名前ボックス)1では 同じブックの中で同じ名前は使用できません(例外あり)。 としていましたがその例外は定義された名前 の名前の定義から作成することができます。

数式タブの定義された名前から名前の定義をクリックします。または名前の管理から新規をクリックします。

新しい名前のダイアログボックスが開きます。

名前を入力した後に範囲の右のプルダウンメニューからその名前を使いたいシート名を選択します。

選択したシートでのみ、その名前が有効になります。範囲が限定されているので同じ名前を使うことも可能です。コメント欄は名前の管理のダイアログボックスで有効なコメントのようです。

当然、名前の管理から一度設定した名前の内容を編集したり削除したりすることも可能です。ただ、範囲は変更できないようです。

今、サンプルの使用している表で名前を付けていろいろな計算をしようと思ったときに、列方向で各科目である国語、算数、理科、社会と4つ、各人として6人分合わせて10個の名前を定義するのは面倒ですね。まとめて設定してしまいましょう。行見出し、列見出しを含む表全体を選択します。数式タブの定義された名前の選択範囲から作成をクリックします。選択範囲から作成のダイアログボックスが開きます。上端行と左端列にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

名前の管理で確認すると自動で各行見出し、列見出しに対応した部分に名前が自動で付けられています。

既存の計算式に名前を後から対応させたい場合は名前の引用を使います。

セルC3にはパンの価格の120であるセルB3と税率であるセルB1を掛ける数式が入っています。セルB2には税率という名前がついています。セルC3の数式を=B3*税率と変更したいです。数式自体を手作業で編集するのは面倒ですし、間違いのもとです。

数式タブの定義された名前の名前の定義の右の下向き三角▼をクリックし名前の引用をクリックします。

定義された名前の一覧が表示されますので今回は税率を選択します。OKボタンをクリックします。

自動でセルB1への参照が税率に置き換えられます。

今回は該当するセルを選択してから名前の引用をしましたが、特定のセルを選択しておく必要はありません。シート内の該当する参照を全部一気に置き換えてくれます。別のシートからの参照は置き換えてはくれないようです。

エクセルで名前を使わなくても通常のセル参照で数式は作れますので使用しない方も多いようです。これらの名前の仕組みを理解していれば簡単だと思われます。是非使ってみてください。

配列定数

配列数式(CSEの数式)で絶対わかる配列数式と銘打ってご説明しましたがいかがでしたでしょうか。この中で配列定数という言葉が出てきましたので少しご説明します。

=SUM({60,180,100}*{1,2,3})
という数式の中括弧部分が配列定数です。 この数式は60*1と180*2と100*3の結果をSUM(合計)してくださいという意味になりますので60+360+300となりますから720という答えになります。中括弧は自分で手入力します。

これの何がうれしいのかといいますと、私的には何もうれしくありません。まず使わないでしょうね。

もう少しだけご説明しますと、先ほどの =SUM({60,180,100}*{1,2,3}) は下図で言うとD列とE列を掛けたものを合計してね。と言い換えることが可能かもしれません。

たまたま、列方向ですが行方向に考えて表自体を作り直しても同じことです。

定数というだけあって値を直に入力しており、セル参照ではありません。値を変更する場合は、直接式を編集しないとだめなのでちょっと面倒です。

この配列定数は中括弧で括るということと、値をカンマでつなげることというルールがあります。値が文字列の場合はダブルクォーテーションで括ります。

{値,”文字列”,値,値}

更に配列定数は上図の様に1列だけではなく複数列、または複数行を配列として持つことができます。(表ごと配列定数にする)

下図はよくある VLOOKUP の例です。セルA1に商品番号を入力するとセルB2に単価が表示されるという物です。

=VLOOKUP(A2,E2:G4,3,FALSE)

VLOOKUP関数の第2引数のセルE2:G4の範囲を配列定数で置き換えてみます。

=VLOOKUP(A2,{“a01″,”パン”,100;”a02″,”牛乳”,150;”a03″,”おにぎり”,120},3,FALSE)

{“a01″,”パン”,100;”a02″,”牛乳”,150;”a03″,”おにぎり”,120
この部分が配列定数です。

“a01″,”パン”,100 が1件のデータとなり、次の “a02″,”牛乳”,150 との間にセミコロン;をいれます。セミコロンで複数行のデータを記述していきます。

こうすることでセルE1からセルG4までの表がなくてもVLOOKUP関数で商品番号を入力すれば単価が返ってくるようにできます。

このようなことが配列定数で可能ですが、ちょっとも便利に感じませんね。

どうしてもエクセルの表にない値を表示したい場合(エクセルに新たに表を作成できない)などに使えるかもしれません。

配列数式(CSEの数式)

絶対わかる配列数式の解説です。サルでもわかるとかで煽ってみようかと思ったのですが、やっぱり配列数式は少し難しいです。それでもよくわかるようご説明します。

配列数式は、配列内の1つ以上の項目に対して複数の計算を実行できる数式です。

何を言っているかわかりますか?ちょっと難しいですね。名前の定義(名前ボックス)1 と同じようなことを名前を定義しないで行うようなものです。

余計にわかりにくくなりましたでしょうか。

まずは名前を付けて計算する方法のおさらいです。以下のような表があります。

各商品の単価と個数から小計を出して小計を合計する表です。

簡単ですね。セルD2に=b2*c2と数式を入力してオートフィルでセルD4までコピーしてセルD5にオートサムを入れればOKですね。

セルB2からセルB4に単価という名前を付けます。次にせるC2からセルC4に個数という名前を付けます。そしてセルD2に=個数*単価と入力し オートフィルでセルD4までコピーしてセルD5にオートサムを入れればOKですね。

これと同じことを名前を付けずに( 配列数式 で)やってみます。

セルD2からセルD4まで範囲選択します。

答えを出したいセルすべてを選択しておくことがポイントです。今回アクティブなセルはセルD2ですが、数式はあたかも名前を定義しているかのように、単価と名前のセルである、セルB2からセルB4とセルC2からセルC4の値をかけるような数式=B2:B4*C2:C4を入力します。

数式を入力し終えたらCtrlキー + Shiftキー + Enterキーを同時に叩きます。

{=B2:B4*C2:C4}という数式が入力されます。同時に選択されたセルにも同じ数式が入力されてそれぞれにきちんと正しい答えが表示されます。 Ctrlキー + Shiftキー + Enterキー で配列形式の数式が入力できます。手入力の中括弧でうまくいきません。これが配列数式です。

名前を付けた数式と同じようなものですね。違うのは名前を付けなくていい事、答えを出したいセルをはじめからすべて選択しておく、 Ctrlキー + Shiftキー + Enterキー で入力を終わる、の3点です。

難点は、配列数式の入っているセルだけを編集できないことです。今回の場合はセルD2だけ別の式に変更しようとしてもできないということです。

数式を変更しようとしてDeleteキーを叩くとアラートが表示されます。

更に、みかんと牛乳(2行目と3行目)の間に行を追加しようとする場合もうまくいきません。

更に、更に配列数式の入った式は数式の編集を終了時にも Ctrlキー + Shiftキー + Enterキーで終了しなければなりません。配列数式が分からない人が編集するとおかしくなることがあります。

どうやら、配列数式は面倒なことが多いようです。にもかかわらず覚えていただきたいのはそれなりのメリットがあるからです。今回の表では、各商品の小計を計算して、合計を出していますが、合計だけが欲しい場合D列の小計が不要な場合配列数式だと少しすっきりします。

セルD5に=SUM(B2:B4*C2:C4)という式を入力した場合エラーが発生します。

配列数式を使用しない場合は先ほどの小計の式をそれぞれ入力し加算してあげないとだめです。

大変面倒なことになります。なのでやっぱりセルD5には =SUM(B2:B4*C2:C4) と入力します。そして最後に Ctrlキー + Shiftキー + Enterキー します。

数式に中括弧がついて求めたい答えが表示されました。

数式を見ると{=SUM(単価*個数)}とイコールの外に中括弧がついておりちょっと気持ち悪いですね。気分的には=sum({ B2:B4*C2:C4 })のような気もしますが違います。

どうしてもなら=SUM({60,180,100}*{1,2,3})という式もあります。これは配列定数という物です。中括弧は手入力ですし、セル参照は出来ません。値を直接数式の中に入れます。

数式入力後に Ctrlキー + Shiftキー + Enterキー で配列数式になってよろしくやってくれます。

配列数式が扱える関数はほかにもありますがし、関数の答えが配列という場合もありますのでこの辺りの兼ね合いが配列数式のわかりづらいところかと思います。

セル範囲に名前を付けて数式を作る方なら配列数式はそう違和感なく使えるかと思います。いまいちよくわからない場合は 名前の定義(名前ボックス)1 を参照いただいたあともう一度読み直していただければお分かりいただけるかと思います。

ほとんどの場合配列数式以外の解決方法がありますのでわかる範囲でご利用いただければよいかと思います。

エクセル 蛍光ペン 2019

エクセル 蛍光ペンで画像をそれらしく見せる方法をご説明しました。エクセルの2019では蛍光ペンの機能があります。蛍光ペンとなっていますが、それらしい色を選んべばよりいっそう蛍光ペンに見えますね。

office365では以前からあったと思いますが。

まず描画タブを表示します。ファイルタブをクリックします。

オプションをクリックします。リボンのユーザー設定をクリックします。

Excelのオプションウィンドウの右側の描画にチェックを入れます。OKボタンをクリックします。描画タブが表示されました。

描画タブをクリックるするとペンがあります。その中から蛍光ペンを選択します。

ツールの描画が選択されていない場合はクリックしましす。マウスカーソルがペン先になります。

ドラッグすれば蛍光ペンで文字の上をなぞったようになります。

引き続きドラッグで蛍光ペン (ペン・鉛筆) が使用できます。蛍光ペンはフリーハンドで使用できますので一気にドラッグするのが良いようです。

蛍光ペン (ペン・鉛筆) を終わるときは左の描画をクリックして描画の選択を解除します。または、Escキーを叩きます。

蛍光ペン(ペン・鉛筆)は描画後編集することも可能です。 蛍光ペン(ペン・鉛筆) を使用していない状態で(通常のマウスポインタの形状の時)クリックすると図形を選択したのと同じような状態になります。

端にハンドルが表示されますのでドラッグで大きさを変更することが可能です。

また、 蛍光ペン(ペン・鉛筆) はコピーペーストが可能ですしドラッグで移動も可能です。

蛍光ペン(ペン・鉛筆) は 太さ色も変更できます。ペンの 蛍光ペン(ペン・鉛筆) が選択されている状態で再度 蛍光ペン(ペン・鉛筆) をクリックします。メニューが表示されますので色や太さを変更します。

描画後であっても右クリックしてインクの設定をクリックすることで色、透明度幅など変更することができます。

不要になった 蛍光ペン(ペン・鉛筆) 消しゴムツールを選択してクリックすると消すことが可能です。通常に、クリックして選択後Deleteキーでも削除できます。また、複数の 蛍光ペン(ペン・鉛筆) を削除する場合は投げ縄選択で大きくドラッグして複数選択後Deleteキーで削除することも可能です。

エクセル蛍光ペンで検索してくださる方が多かったのと、エクセル2019(オフィス365)ではエクセル蛍光ペンの機能がありますのでご紹介いたしました。エクセル2016以前の方は エクセル 蛍光ペン をご参照ください。

名前の定義(名前ボックス)1

どこかでご説明したとばっかり思い込んでいましたが、改めて見直すとそれらしいページのタイトルがありませんでしたので改めてエクセルのセル範囲につける名前についてご説明します。

エクセルではセルを表す場合にセル番地を使います。A1とか、A1:B5のような感じです。 R1C1参照形式という方法もありますが。

これとは別にセルに名前を付けることができます。

名前を付け方ですがセルまたはセル範囲(複数セル)を選択します。名前ボックスをクリックします。名前を入力します。

セルB2に税率という名前が付きました。これで数式でセルを名前で参照することができるようになります。

オートフィルで数式をコピーする際、セルに名前を付けておくと通常F4キーで絶対参照にするところをF4キーを使わなくてもよくなります

セル範囲(複数セル)に対して名前を付けることも可能です。

セルB3からセルB5に価格という名前を付けました。税額は価格×税率となりますのでセルC3の式を=B3*税率から=価格×税率に変更します。

セルB3もセルB4もセルB5もすべて価格という名前がついていますので、どのセルの値が計算対象か不安になるかもしれません。今回の 計算対象は同じ列の値になりますので正しい計算結果となります。

下図はセルB2からセルB4までに単価、セルC2からセルC4までに数量という名前を付けてあります。セルD2に=単価*数量という式を入力してオートフィルで下にコピーしてあります。

それぞれ同じ列の値をかけているので正しい答えが表示されています。また、適切な名前を付けた場合数式を見た際に数式の意味が把握しやすくなる事もあります。

リストから入力の際もセル範囲に名前を付けておくと便利です。

特に意味はありませんが、セルF2はプルダウンで値(単価から)選択できるようになりました。 エクセル2007ではシートを跨いでリストから入力する際は、名前を付けるしかありませんでした。

名前の管理は数式タブの定義された名前から行えます。数式を作成する際も数式の定義された名前から入力できます。もちろん直接文字入力しても構いません。

数式の中で名前を使いたい時は直接名前を入力してもいいですが、数式タブの定義された名前から数式で使用をクリックします。一覧が表示されますので使いたい名前をクリックします。

名前を付けるときの注意点ですが、同じブックの中で同じ名前は使用できません(例外あり)。また、名前の一文字目に数字は使えません。名前の1文字目は文字(多分アルファベットと日本語の多くの文字)、 下線 (_)、円記号 (¥) しか使用できません。それ以降は文字、数値、ピリオド、および下線を使用できます。大文字と小文字の “C”、”c”、”R”、”r” を1文字目にして2文字目意向を数値にすることはできないようです。おそらく R1C1参照形式と競合するからでしょう。同じ理由からA1などのセル番地を表すものも使用できません。エクセル2016では列番号はXFDまでありますので、NO1という名前はセル番地と競合するので使用できません。注意が必要です。文字数は255文字まで。大文字小文字は区別されません。参考数式内の名前

R1C1参照形式

通常あまりかかわりになることはないと思いますが、R1C1参照形式というものがあります。

通常エクセルでは列名はA,B,Cという感じでアルファベットで表示されていますが、 R1C1参照形式 というものを使えば列名が数値になります。

列番号が数値

ではどのようなときに使用するかですが、使用する局面は「ほぼない」といってもいいと思います。

VBAと呼ばれるスクリプトの中では使われることがあるようです。何列先とか今の列から5列分とかを指定するときアルファベットの場合は指折り数えないとわかりづらいですが、数値だと計算で簡単な場合があります。

特定の関数で R1C1参照形式 を指定できる場合もあるようです。

オプションの数式の数式の処理で R1C1参照形式 を使用するにチェックを入れると列番号が数値になります。

RはRow(行)でCはColumn(列)になるのでセルA1はR1C1で、セルB1はR1C2となり列と行の純が逆になります。更に通常の相対参照は数式の入っているセルからのオフセット位置(差し引き)になります。

セルE3からセルA1への参照は2行上の4列左という意味で=R[-2]C[-4]のようになります。計算式より上、左のセルは負の数となります。また下、右は正の数となります。同一列や、同一行の場合は数値は指定せず括弧もなくなります。

F4キーを使って絶対参照にした場合はかっこがなくなり=R1C1の様なセル番地の表記になります。

ちなみに R1C1の読み方としましては私は、「あーるいちしーいち」と発声していますが、VBAの中でFormulaR1C1プロパティというものがありこの場合は「フォーミュラーアールワンシーワン」ということもあり「 アールワンシーワン 」が正解かもしれません。

列が逆 行見出しが右

列見出しが逆といいましょうか、裏返っていると申しましょうかちょっと変わった表示です。

通常の使い道はよくわかりませんが、(横書き右から左の言語の場合?)列見出しが右に来て右から左に列見出しがA列B列C列D列E列とすることができます。

タブの並び順は同じですがいろいろなところが左右逆になっています。

というかこうなってしまっている場合の直し方ですね。

ファイルタブをクリックしてオプションをクリックします。

Excelのオプションが表示されますので詳細設定をクリックします。次のシートで作業するときの表設定のシートを右から左へ表示するのチェックを外してOKボタンをクリックします。

これで通常のエクセルと同じに戻ります。

初めて見た時は結構驚きました。

 

タブの表示

マイクロソフトワードでもエクセルでも共通なのですが、さらに言えばエクスプローラーでも共通ですがタブを表示してリボンを非表示にすることが可能です。

エクスプローラーでリボン表示

エクスプローラーでタブのみ表示(リボンの非表示)

マイクロソフトエクセルでリボン表示

マイクロソフトエクセルでタブのみ表示(リボンの非表示)

マイクロソフトワードでリボン表示

マイクロソフトワードでタブのみ表示(リボンの非表示)

エクセルのページでリボンを非表示にするでご紹介しているのですがエクスプローラーは右上の三角のような(^)ボタンをクリックすることで、ワードエクセルは右上の閉じるボタンの3つ左のリボンの表示オプションで変更できます。

または、Ctrlキーを押したままF1キーを叩くとリボンの表示非表示を変更することができます。

ワードやエクセルを初心者にお教えしているときに勝手にリボンが非表示になってしまったという質問が多く、『おそらく、Ctrlキーを押したままF1キーを押してしまった』のでしょうね。と説明しCtrlキー+F1キーで元に戻しておりました。

でも、Ctrlキーを押したままF1キーを押すなんてことがそうそうあるものだろうか?と思ってもいました。

アクティブなタブの上でダブルクリックすることでリボンが非表示になります。リボンが非表示の時いずれかのタブ(ファイル以外)をダブルクリックするとリボンが表示されます。

知りませんでした。と言う事で基本・共通操作、マイクロソフトエクセル、マイクロソフトワードに同じ記事を載せておきます。

スクロールバーを非表示にする

個人的にはたまに使うのですがエクセルのスクールバーを非表示にすることができます。少しだけ画面を広く使えます。

垂直方向のスクロールはマウスのスクロールホイールを使用することが多いのでなくてもほとんど困りません。

水平方向は矢印キーで代用できますし(縦方向も矢印キー使用可)、横スクロールが発生するエクセル表はそもそも使いにくいのでスクロールバーがあってもそう便利に感じません。(個人的感想ですが)

なのでエクセルのスクロールバーは無くても不自由しない場合が多いです。

ファイルタブのオプションをクリックしExcelのオプションの詳細設定をクリックします。

次のブックで作業するときの表示設定の水平スクロールバーを表示すると垂直スクロールバーを表示するのチェックを外します。

OKボタンをクリックします。

スクロールバーが非表示になりました。これは選択する際に『次のブックで作業するときの表示設定』とありましたようにブック単位でスクロールバーが非表示になります。同じブック内のシートすべてに影響されます。