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表に連番入力(カレンダー作成)

ワードでカレンダーも参照してください。

ワードの表にはエクセルのオートフィルのような連続データの入力機能はありません。カレンダーのように1~30位までの数値を表に入力していくのは面倒です。ちょっと無理っぽい感じもしますが、2つ方法をご紹介します。

■段落番号を使う方法

■フィールドを使う方法

まず、段落番号を使う方法です。連続データを入力したいセルを選択します。カレンダーの場合、ついたちが日曜でない場合も多いのですが、いったん左端の列から範囲選択します。

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ホームタブの段落の段落番号をクリックします。一発で連番が入力されました。ただ、よく見ると数値の後ろのピリオドが付いているのでこのピリオドを削除します。また、算用数字以外が表示された場合も同様の作業で解決できます。

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段落番号のボタンの右にある▼(三角)をクリックします。番号ライブラリに算用数字でピリオドのないものがあればクリックすれば解決です。番号ライブラリに該当するものがない場合は、新しい番号書式の定義をクリックします。番号の種類で算用数字を選択し、番号書式で、不要なピリオドを削除します。

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段落番号は段落が挿入されたり削除されたりすれば、自動で番号場振りなおされるので月初の曜日に合うように不要な数値を削除します。月末も月に合わせて削除します。

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段落番号を使った連番は、簡単なのですが段落番号に1ケタと2ケタが混在すると、左の頭の位置を揃えるので、中央揃えや、右揃えでは一日から九日までが意図した位置に来ないと思います。

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フィールドを使う方法では、1ケタは1ケタ分の文字幅しか確保しませんので中央に揃えてもセルの中央にきちんと収まります。

一番左端のセルにフィールドを入力します。一番左端のセルをクリックします。挿入タブのテキストのクイックパーツをクリックします。フィールドをクリックします。

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フィールドコードの選択の分類を番号にします。一番下のSeqをクリックします。

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フィールドコードにSEQと表示されます。SEQの後ろに任意の文字を入力します。

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今回はアルファベット半角小文字でaと入力しておきます。SEQの後ろは半角スペースが必要です。

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SEQ a

OKボタンをクリックします。1と表示されるはずです。表示された1をコピーしすべてのセルに貼り付けます。

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なお、連番フィールドのSEQについてはフィールド コード: Seq (連番) フィールドを参照してください。

すべてのセルの値が1になっています。すべてのセルが選択された状態でF9キーを押します。F9キーはフィールドの更新となります。

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後は不要なセルの値を削除し、F9キーでフィールドを更新します。

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フィールドを使う方法のほうが少しややこしいですが、こちらのほうがお勧めです。

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翌月のカレンダーを作成するとは数値の表示されているセルをコピーして必要なセルに貼り付けます。また、月末の不要な日があれば削除します。その後F9で更新することで簡単に対応できます。

表の下でページが変わらないようにする

ワードで表作成すると表の下に改行が挿入されます。表がページの一番下に来た場合自動的に次のページが挿入されます。続いて文章などが、あればよいのですが、表で終わる場合、余分な白紙のページが発生してしまいます。(図はword2013)

hyou_page

 

余分な白紙のページを削除したいと思って、新しいページの改行マークを削除しようとしてもうまくいきません。

エレガントな方法ではありませんが、解決策はあります。

■前のページの下余白を広げる方法

余白の設定方法はほかにもありますが、直感的に簡単なのは垂直ルーラーの下余白をドラッグする方法です。

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下余白が広がることで、次のページにあった改行が、表のあるページに送り込まれました。ただ、この方法は楽でいいのですが、他のページにも影響を与えますので気を付けてください。(このページだけ別のセクションにすれば解決しますが)

■消したい行(改行マークのある行)の文字サイズを最小にして前のページに送り込む方法

不要な改行マークのある行を選択します。(改行マークが選択されていることを確認)

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ホームタブの段落の右下の矢印をクリックし段落のダイアログボックスを表示します。

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インデントと行間の間隔の行間を固定値にします。そして間隔を1ptにします。OKボタンをクリックします。

これでこの行が1ptの高さになり前のページに送り込まれて白紙のページがなくなりました。ただ、必要が出来て次のページが欲しいときに少し困ります。

表の行を追加するか削除するか、下余白を広げるかして、余白を作り、そこでダブルクリックでカーソルを出してください。

 

表の分割と結合

新規で表を作成する場合は意図したとおりの表が作成できると思いますが、表をコピーしてきたときなど表がくっついて1つになってしまうことがあります。

表を1つコピーして貼り付けます。(以下図はword2013)

hyou

引き続き別の表をコピーしてきて貼り付けます。

hyou_1

 

この時最初の表と次の表が1つになってしまいました。別の表として張り付けたい時は1つ目の表を挿入後Enterキーで改行し2つ下の改行マークにカーソルのある状態で貼り付けてください。

hyou_2

表の挿入時に気づけばやり直せますが、すでにほかの作業も終わった後だとか、既存のワードファイルの表を分割したい時に、表の分割方法を知っておけば便利です。

分割したい表のセルにカーソルをたてます。カーソルのあるセルから新しい表になります。次に表ツールのレイアウトタブの結合から表の分割をクリックします。hyou_3

 

見事に表の分割が出来ました。

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逆に表を結合したい場合は、結合のボタンはありませんが簡単です。表と表の間にカーソルを移動し、Deleteキーを押します。

hyou_5表の分割と結合簡単ですの活用してみてください。

 

表の作成3

表の作成1表の作成2を参照してください。

表の大きさの変更や罫線の変更をご紹介します。ワードで下のような表を作成するには表の大きさの変更や、罫線種類を変更したりします。まず、大まかに表を挿入します。

table3

7行2列の表を挿入します。

table3_1文字を入力します。

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表のサイズを大きくします。表の右下の白四角にマウスポインターを合わせると白の斜めの矢印に変わりますので下にドラッグします。

table3_3

 

行ごとに高さを整えます。ふりがなの行は1行分の高さにし残りはそのままにしておきます。高さを変えたい行の下の罫線の上にマウスポインタを移動します。ポインタの形状が上下の矢印になったら上向きにドラッグします。

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縦に罫線も左右にドラッグできます。

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罫線の種類を変更します。表ツールのデザインタブの飾り枠のペンのスタイルで点線を選択します。

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マウスポインタがペン先のような形状になりますので選択した点線に変更したい罫線の上でクリックします。

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顔写真のスペースのため、ペンのスタイルで線無しを選択し表の右上の罫線を消します。

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右の列の顔写真のスペースや電話のスペースのセルを結合していきます。結合したいセルをドラッグ選択し、表ツールのレイアウトタブの結合からセル結合をクリックします。

table3_9

 

顔写真用のスペースのため、ふりがな、氏名、生年月日のセルを左にずらします。下のふりがな、現住所とはセルの幅を別にしたいので変更したいセルを選択します。セル選択後、罫線上にマウスポインタを移動し左右の矢印の形状になったらドラッグします。

 

table3_10

 

性別用のセルを作成します。表ツールのデザインタブの辺の種類で実線を選択し、罫線ボタンをクリックします。メニューが表示されるので罫線を引くをクリックします。

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マウスポインタが鉛筆のような形状になりますのでドラッグして罫線を引きます。罫線を引き終わったら任意の場所でダブルクリックし、マウスポインタをもとの形状(アイビーム)にしておきます。

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男女の文字を入力します。

 

 

 

 

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生年月日と男女は1行ですが、行が高さが余分にありますので文字を上下中央に配置します。セルを選択し、表ツールのレイアウトタブの配置で両端揃え(中央)を選択します。ボタンが9個あるので上中下段、左中右の9パターンから選択できます。

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男女は、左右も中央の方がいいかもしれません。あとは微調整してください。

 

表の作成2

簡単な表の作成は表の作成1を参照してください。

今回は作成した表に、行や列を追加したり削除したりする方法をご紹介します。

行や列の追加

表の中にカーソルがあると表ツールにデザインタブとレイアウトタブが表示されます。レイアウトタブの行と列にカーソルのあるところを基準に上下左右に行と列を追加するボタンがあります。

table_1

行を追加する方法は他にもいくつか方法はありますが、少し便利だと思うのは、Tabキーを使う方法です。表の左上からデータを入力していくとします。左上のセルにデータ入力後右に移動する場合、キーボードのTabキーをたたけば右に移動できますので、マウスでセルをクリックするより手間がかからないと思います。右端のセルでTabキーを叩くと一行下の一番左に移動します。

上の図ですと1のセルにデータ入力後Tabキーで2のセルへ、3のセルからTabキーで4のセルへと移動できます。9のセルでTabキーをたたくと1行追加されます。

逆方向に戻るのはShiftキー + Tabキーです。

行や列の削除

これも、レイアウトタブの行と列に削除があります。

表の選択

表の中にカーソルがあるか、マウスポインターが表の中にあると表の左上に十字の矢印のある四角が表示されます。この四角をクリックすると表全体の選択です。

table_2

行の選択

マウスポインターを表の左に移動し白矢印(矢印の先が左上向き)の時にクリックします。これで行選択です。

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列選択

表の上にマウスポインターを移動し黒矢印(下向き)の状態でクリックします。これで列選択になります。

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セル選択

左側にマウスポインターを移動し右斜め上黒矢印の状態でくりっくします。

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表を自在に選択できるようになりました。選択した状態でキーボードのバックスペース(Backspace)キーをたたくと選択した部分が削除されます。(表、行、列、セルの削除)デリート(Delete)キーをたたくとデータの削除になります。

表の1行の高さで2行に分割

頼まれてワードで問診票を作成したときにちょっと手詰まりしたので忘れないうちにアップしておきます。1行の高さでセルを縦に分割してふりがなと氏名の欄を作るときの方法です。

表の作成方法は表の作成を参照

1行の高さで2行に分割したい場合、通常の方法ではなかなかうまくいきません。

table_1ilne

上のような表を作成し下のようにセルBを縦に分割してセルAの高さを元のままにしておくのはちょっと細工が必要です。table_1ilne_1

普通にセルの分割を行うとB´のセルが元のセルと同じ高さになってしまいセルAが倍の高さになってしまいます。セルBとセルB´の間の罫線をドラッグしてもセルの高さはちいさくなりません。また、セルBの文字を小さくしても高さは小さくなりません。table_1ilne_2

まずはいったん上図の状況を作ります。セルBの中でクリックしカーソルを作ります。すると自動で表ツールというタブが表示されますのでレイアウトをクリックします。結合の中にセルの分割があるのでクリックします。

table_1ilne_3

セルの分割のダイアログボックスが表示されますので列数 1、行数 2でOKボタンをクリックします。table_1ilne_4

勝手にB´とは表示されませんが、一旦セルBが分割されます。次にセルBとセルB´の2つのセルをドラッグして選択します。(分割した状態で選択されていると思います。)これでまずふりがなと氏名の欄が作成できました。これを1行の高さにします。

ホームタブをクリックし行と段落の間隔をクリックします。

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行間のオプションをクリックします。

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段落のダイアログボックスが表示されるのでインデントと行間隔のタブで行間を固定値にして間隔を6ptにします。(6ptでなくてもうまくいきますが今回は6ptで)

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OKボタンをクリックでセルBとセルB´とで1行分の高さになります。

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次にセルBの高さをもう少し狭くしたいのですが、「B」という文字が入っているのでセルBとセルB´の間の罫線をドラッグしてもセルの高さはちいさくなりません。「B」という文字を消してからセル間の罫線をドラッグすればセルBの高さは小さくなりますが、10.5ポイントの文字を入力してしまうと文字がはみ出てしまいますので文字サイズを6ポイントに設定します。

ホームタブのフォントサイズの下向き三角▼をクリックしても8ポイントが最小になっています。

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10.5と書かれているところをクリックし手入力で6と入力します。

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すると文字サイズが6ptになります。文字サイズが小さくなったらセル間の罫線にマウスポインターを合わせ上下の矢印に変わったら上にドラッグします。table_1ilne_11

セルBの高さが小さくなりました。table_1ilne_12

セルB´に文字を入れると文字の上のほうが切れてしまいます。文字をドラッグもしくはセルを選択し先ほどと同じように行と段落の間隔をクリックします。table_1ilne_13

今回はインデントと行間隔のタブで段落前を0.3に設定します。これもスピンボタンの候補の中にはありませんので手入力で0.3とします。

table_1ilne_14

これで1行の高さでセルを縦に2分割できました。table_1ilne_15

ただし、これは、行間の設定にもあるようにデフォルトの設定に対しての方法ですので行送りの値を変更した場合などは数値を適宜変更する必要があります。

表の作成1

カーソルのあるところに表が挿入されるので、表を挿入したいところにカーソルを移動します。

word2007,word2010,word2013

挿入タブの表をクリックし、必要な列数と行数になるまで、グリッド上でカーソルを移動します。出来上がりがword上に表示されます。(画像はword2013)

table

グリッド上でクリックします。

word2000,wordXP,word2003

標準のツールバーから表の挿入をクリックします。自分の作成したい表の大きさのところにマウスポポインタを移動します。色が変わりますのでクリックします。(画像はword2003)

table2003

この表示では4×5の表までしか挿入できませんがそれ以上の大きさの表の場合はドラッグすると自動的に拡大しますので指定の大きさになればマウスの左ボタンを放します。

table2003_2

 

一方word2007,word2010,word2013はドラッグしても8行10列より大きな表はいれられません。表のセルの図の下に表の挿入という文字をクリックします。(画像はword2003)

table_3

word2000,wordXP,word2003の場合はメニューバーの罫線をクリックし挿入をポイント表をクリックします。

table2003_1

いずれも下記のような表の挿入のダイアログが表示されますので行と列を数値指定して表の挿入が可能です。(画像はword2013)

table_2

挿入された表の中にカーソルがあれば左上に表全体を選択するボタン(表左上の十字のマーク)が表示されます。また、右下には表全体の大きさを変更できるハンドル(表右下の白い四角)も表示されます。

table_1

表は線で区切られている1つずつをセルといいます。縦を列、横を行といいます。上記は4行3列の表でセルは12個あります。

表の選択

表全体の選択は表全体を選択するボタンをクリック。(表左上の十字のマーク)

行の選択は表の左外にマウスポインタを移動しマウスカーソルが右向き矢印の状態になったらクリックします。列の選択は表の上外にマウスポインタを移動しマウスカーソルが下向き黒矢印の状態でクリックします。

表を削除

表全体を選択(表全体を選択するボタンをクリック)しバックスペースキーを押します。

セルのデータを削除する

表を残したままセルのデータを削除する場合は表全体を選択(表全体を選択するボタンをクリック)してデリートキーを押します。(特定の行だけや列、セルの場合は消したいデータのあるところを選択し、デリート)